入社手続きでマイナンバーはなぜ必要？提出方法と注意点

入社手続きの書類に、マイナンバーを書く欄があります。社会保険と税の届け出で本人を特定するための番号で、会社が勝手に集めているわけではありません＊1＊2。書いた番号は勤務先から年金事務所やハローワーク、税務署へ渡ります＊2＊3。

求められるのは番号そのものと、本人であることを示す書類です。カードが1枚あれば両方を兼ねられます＊1。持っていない場合に何で代えるかも、入社日までに決めておきます。

Relasic（株式会社LASSIC運営）｜リモートワーク対応の転職支援

監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 会社が番号を集める理由

入社手続きでマイナンバーが要るのは、勤務先が社会保険と税の届け出に使うためです＊1＊2。健康保険と厚生年金、雇用保険、そして源泉徴収に関わる書類に、それぞれ番号を書く欄があります＊1＊2＊3。集めた番号をこの3つ以外に使うことはできません＊2。出す先は勤務先だけで、本人が年金事務所や税務署へ持ち込むことはありません。

まず、番号を書く書類は入社日の前後にまとめて渡されます。健康保険と厚生年金の届け出は、雇用した日から5日以内に会社が出す決まりです＊1。書類が届いたその日に書けるよう、番号は手元に控えておきます。

そのため、提出が遅れると会社側の期限に響きます。保険証や資格確認書が届く時期も、この届け出が受理されてから決まるためです＊1。番号が分からないまま入社日を迎えると、最初の給与計算にも影響が出ました。

なお、番号の使い道は法律で決められた範囲に限られます＊2。会社が社内の名簿や人事評価に流用することはできません。書いた番号がどこへ行くのかは、社会保険と税の2つだけと覚えておきます。

実際、番号を書く場面は入社のときだけではありません。年末調整の書類にも同じ番号を書くため、勤務先は一度集めた番号を保管します＊2。毎年出し直す手間は無く、変更があったときだけ届け出ます。

会社から渡される様式には、番号を書く欄が1か所だけのものと、書類ごとに分かれているものがありました。1か所にまとめる様式なら、そこへ書けば社会保険と税の両方へ回ります。分かれていても、書き写す番号は変わりません。

あわせて読みたい ｜ 入社書類は何を出す？期限と会社から届く案内の流れ

2. 番号を書く書類は3つに分かれる

入社時に番号を書く書類を、出す先ごとに数えました。

年金事務所へ渡るのは、健康保険と厚生年金の資格取得届です＊1。ハローワークへは雇用保険の届け出が回ります＊3。税務署へ渡るのは、扶養控除等申告書と源泉徴収票に関わる書類でした＊2。

つまり、こちらが番号を書くのは勤務先の様式だけです。3つの窓口へは会社が振り分けるため、同じ番号を役所へ何度も出す必要はありません。様式が分かれていても、書く番号は同じです。

そのため、番号を書く回数は入社時の1回で済みます。勤務先が控えを保管し、年末調整や退職時の書類にも同じ番号を使うためです＊2。転職のたびに新しい番号が発行されることはありません。

3. 本人確認は2つそろえる

提出のときは、番号の確認と本人確認の2つが求められます＊1。番号だけ伝えても受け取ってもらえないのは、なりすましを防ぐためです。マイナンバーカードなら、表面の顔写真で本人確認、裏面の番号で番号確認ができ、1枚で両方を兼ねます＊1。

カードが無い場合は、番号側の書類と顔写真つきの身分証を組み合わせます。番号側はマイナンバーの通知書や、番号つきの住民票の写しです。身分証には運転免許証やパスポートが使われました＊1。

実際、そろえるのに手間がかかるのは番号側です。通知書を引っ越しのときに紛失している人が多く、再発行には日数がかかります。住民票の写しは市区町村の窓口で取れるので、番号つきで請求するほうが早く終わりました。

一方、提出の方法は会社によって違いました。原本を持参する会社もあれば、写しを郵送する会社、専用の画面へ入力する会社もあります。どの方法でも、番号を書いた紙を机に置いたままにしない。渡すまでの置き場所を先に決めておきます。

番号を渡したあとは、控えを自分の手元に残しません。写真で撮った画像は提出が済んだ時点で消し、紙の写しは持ち帰らない形が安全です。会社側は保管の方法を決めているので、こちらが預かる必要はありません＊2。

写しを郵送する会社では、封筒の中身にも気を配ります。番号が書かれた紙を透ける封筒に入れると、宛名の窓から読めてしまうことがあるためです。二重にするか、番号側を内側へ折って入れます。

画面へ入力する形式の会社も増えました。この場合は紙のやり取りが無く、入力した時点で会社側の管理に入ります。画面を開いたまま席を離れないよう、最後まで一度で終わらせてください。

番号を書き写すときは、桁を1つずつ声に出して読み上げます。12桁のうち1文字でも違うと、会社側で照会したときに本人と結びつきません＊2。書き終えたら、カードの裏面と並べてもう一度見ました。

4. 扶養する人がいると前倒しになる

扶養に入れる人がいる場合、集める番号が増えました。

扶養控除等申告書には、扶養する人の番号を書く欄があります＊2。配偶者や子どもが同居していれば、その場で聞けば済みます。離れて暮らす親を扶養に入れている場合は、頼んでから届くまでに日数がかかりました。

そのため、扶養する人の分が要ると分かった時点で先に連絡します。番号は電話で聞き取るより、書面か画像で受け取るほうが書き間違いを防げました。直前に慌てると、控除の適用が翌月へずれることもあります。

逆に、扶養する人がいない場合は自分の分だけで終わります。用意するのは2点で、当日の記入も数分でした。扶養の欄は空欄のまま出して構いません＊2。

あわせて読みたい ｜ 転職でマイナンバーを出す場面｜提出先

5. カードがある場合と無い場合

用意するものを、カードの有無で分けました。

【表1】番号確認と本人確認に使える書類

持っているもの	番号の確認	本人の確認
マイナンバーカード	裏面の番号	表面の顔写真＊1
通知書のみ	通知書	運転免許証などを別に用意
どちらも無い	番号つきの住民票の写し	運転免許証などを別に用意
扶養する人の分	扶養する人の番号が分かる書類	会社の様式に従う＊2

カードがあれば、用意するものは1枚で済みます＊1。写真つきの身分証を別に探す必要がなく、提出の場でコピーを取って終わりました。

ただし、通知書しか無い場合は身分証を別に用意します。写真つきの証明を持っていない人には、健康保険証と年金手帳など2点を組み合わせる方法が案内されました。何で代えられるかは、会社の様式に書いてあります。

表の4行目にある扶養する人の番号は、会社によって集め方が変わります。本人がまとめて書く様式もあれば、家族ごとに別の用紙を渡す会社もありました。どちらでも、必要なのは番号と続柄の2つだけです。

手元の書類がどれに当たるか分からないときは、会社の担当者に写真を送って聞くこともできます。ただし番号の部分は隠して送ります。確認したいのは書類の種類であって、番号そのものではないためです。

表のどの行に当たるかは、家にある書類を見れば決まります。カードが手元にあればいちばん上の行で、無ければ通知書か住民票の写しのどちらかです。迷ったときは、市区町村の窓口で番号を載せた住民票を出してもらう形が確実でした。

6. 出す前に決めておく4点

入社日までに決めておくことを4つ挙げました。

4点のうち3点は、入社日の前に自分で片づけられます。会社の案内を待たずに進められるのは、番号の控えと本人確認の書類、そして家族への連絡です。案内が届いてから動くと、郵送の日数が間に合わなくなることがあります。

残る1点の渡し方だけは、会社の様式に従います。写しで足りる会社と原本を見せる会社があり、判断できるのは案内を読んでからです。届いた日に読み、そろっていないものがあればその日のうちに手配します。

4点が決まっていれば、入社日当日にやることは記入と提出だけになります。書き写す時間は5分ほどで、あとは会社が届け出を進めます＊1。初日の予定が詰まっていても、この形なら間に合いました。

入社後に住所や氏名が変わったときは、会社へ届け出ます＊1。番号そのものは変わりませんが、届け出の内容とずれると社会保険の記録が合わなくなるためです。引っ越しの予定があるなら、入社前に伝えておくほうが手戻りがありません。

入社の初日は、書類以外にも説明や設定が続きます。番号の準備だけ先に終わらせておけば、当日の頭を仕事の話に使えました。前日の夜に、封筒の中身を一度並べて数えます。

7. よくある質問（Q&A）

Q1. マイナンバーを出さないとどうなりますか

A. 会社が届け出を出せません。番号を書く欄があるためで＊1、提出が遅れると保険証や資格確認書の手配も後ろへずれます。

Q2. 会社は番号を何に使いますか

A. 社会保障と税の手続きだけです＊2。法律で使い道が決まっており、社内の名簿や評価には使えません。

Q3. カードが無くても入社できますか

A. できます。番号が分かる書類と写真つきの身分証をそろえれば、カードが無くても提出できます＊1。

Q4. 扶養する人の番号も必要ですか

A. 扶養に入れる人がいれば必要です＊2。離れて暮らす親の分は、届くまでに日数を見込みます。

Q5. 退職したら番号はどうなりますか

A. 会社が保管し、保存の期限を過ぎると廃棄されます＊2。返してもらう手続きはありません。

Q6. 入社前の準備を相談できますか

A. 求職者の登録と利用は無料です＊4。

8. まとめ：番号と本人確認を入社日までにそろえる

番号と本人確認の書類がそろっていれば、入社手続きは書いて出すだけで終わります。案内を待つあいだに、手元の書類と有効期限を見ておいてください。扶養する人がいる場合は、その連絡だけ先に済ませておくと当日が軽くなります。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 日本年金機構「就職したとき（健康保険・厚生年金保険の資格取得）の手続き」（2026年確認）
＊2 国税庁「社会保障・税番号制度＜マイナンバー＞について」（2026年確認）
＊3 ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」（2026年確認）
＊4 リラシク よくあるご質問（登録料金・在職中の登録）（2026年確認）