内定辞退を手紙で伝える例文｜封筒の書き方と時期

電話で辞退を告げたあと、同じ内容を書面にして送るのが内定辞退の手紙です。手紙は電話の代わりではなく、伝えた事実を紙に残すために出します。届くまでの日数は差出地と宛先で変わるため、書面だけで済ませる形は入社日が近いときに向きません＊3。

手紙に書くのは、頭語と挨拶、辞退を伝える本文、詫びと結語の3つです。例文をそのまま写す場合も、封筒の宛名は正式名称で書き、敬称は重ねずに整えます。電話が済んでいれば、連絡した日付と内容が手紙に残っています。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 手紙は電話のあとに出す記録

内定辞退の手紙は、電話が済んだ後に同じ内容を書き写して郵便で届ける書面です。電話が終わっていれば、連絡した内容と日付を相手の手元へ残せます。先に書面だけを送る形では、いつ読まれるかを差出人の側から決められません。入社日までの日数が短い場合は、電話を済ませてから書面を用意してください。

そのため、順番は電話が先で手紙が後になります。電話で辞退を告げた時点で会社側は次の採用へ動けるので、書面の到着を待つ必要がありません。手紙はそのあとで届き、誰がいつ何を伝えたかを紙に残したものです。電話で伝えた時点で終わりとする会社もあれば、書面を求める会社もあります。まずは相手の求めに合わせてください。

実際、電話をかけても採用担当者につながらないまま、日だけが過ぎることがあります。留守番電話につながったときは、氏名と応募した職種、辞退の用件を吹き込んでください。そのうえで同じ日のうちに便箋へ書き写し、通話を試みた日付と時刻を本文に入れます。通話が成立していなくても、いつ伝えようとしたかは書面のほうに残ります。連絡のない空白の日を作らないでください。

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2. 投函は電話をした当日か翌日に済ませる

ただし、投函の時期は入社日までの日数で変わります。日にちに余裕があるなら、電話をした当日か翌日に出すのが基本です。数日のうちに届けば、会社側は書面を選考記録と一緒に保管できます。日数が読めないのは、差出地と宛先の組み合わせで配達までの日が変わるからです＊3。急ぐときほど電話を先に置きます。

実際、辞退を決めたその日のうちに電話を入れると、書面の準備に一晩かけられます。文面を夜のうちに整え、翌朝に封をして投函する運びです。逆に書面を待ってから電話をかけると、相手が封を開けるまで辞退の意思は伝わりません。入社日が目前なら、書面の到着を待たずに電話で伝えます。連絡は決まった順に出してください。

なお、投函は郵便ポストでも郵便局の窓口でも構いません。窓口へ持ち込むと重さを量ってもらえるので、切手が少ないまま出さずに済みます。ポストへ入れるなら、封筒の表と裏をもう一度見てから手を離してください。入れたあとで書き漏れに気づいても、封筒を取り出すことはできません。最後の確認はポストの前です。

3. 辞退は成立した契約の解約にあたる

採用内定通知を受け取った後に、労働契約を結ぶための特段の意思表示が予定されていないことがあります。このとき、始期付解約権留保付労働契約（入社日を決めたうえで会社側が取り消す権利を残した契約）が成立したと認められることが多いと考えられています＊1。つまり辞退の連絡は、申し込みの取り下げではなく、いったん成立した契約の解約の申し入れです。手紙はその申し入れを書き残します。

そのため、辞退を伝える先は応募先の採用担当だけで足ります。期間の定めのない労働契約では、労働者が解約を申し入れてから2週間で契約が終了します＊2。入社前に辞退する場合も、書面には申し入れた日付を書き入れてください。日付が抜けると、いつの連絡か後から分かりません。

なお、封をする前に便箋の文面を写真に撮るか、もう1枚書き写して手元へ残してください。後日に会社から問い合わせが入ったとき、どの言葉でいつ伝えたかをその場で答えられます。電話をかけた日付と時刻、応対した担当者の氏名も、控えの余白に書き添えておきます。やり取りが一度で終わらないとき、手元に記録があれば説明の手間は増えません。控えは入社日を過ぎるまで置いておいてください。

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4. 便箋は3段に分けて書く

一方、便箋は3段に分けて書きます。頭語と時候の挨拶から入り、中ほどで辞退を伝え、末尾を詫びと結語で閉じる形です。土台にあたる挨拶が抜けると、辞退の一文だけが浮きます。逆に挨拶が長すぎると、肝心の一文が読み手にすぐ届きません。下の段ほど分量は短く抑えてください。

ただし、理由は「ほかに決めた会社がある」までで止めます。他社の名前や条件を並べると、読んだ側に返事の必要が生まれ、やり取りが長引きます。事情を細かく書かなくても、辞退の意思が伝われば書面の役目は果たせています。中段の本文は2文から3文に収めてください。

一方、便箋の文字を手書きにするか印刷にするかで迷うことがあります。どちらの形でも辞退の意思は伝わりますが、末尾の署名だけは自分の手で書いてください。印刷にする場合は、本文の文字の大きさをそろえ、行間を詰めすぎない体裁に整えます。手書きにする場合は楷書で書き、書き損じたところに修正液を使わず、便箋ごと書き直します。迷ったときは手書きを選んでください。

5. 封筒の表と裏と便箋では言葉が違う

まず、封筒は白の無地の長形3号を用意します。色や柄の入ったものは避け、窓付きの封筒も使いません。便箋も白の無地を選び、文字は黒のボールペンか万年筆で書きます。鉛筆や消せるペンは後から書き換えられるため、辞退の書面には向きません。封をしたら表と裏を書き入れます。

ただし、会社名は登記のとおりに書きます。株式会社を社名の前に置くか後ろに置くかは相手の表記に合わせ、部署名まで入れてください。担当者の氏名が分かっているときは、氏名に様を付けます。分からないときは採用ご担当者様としてください。

封筒と便箋の書き分け

書く場所	書くこと	避けること
封筒の表	会社名と部署名、採用担当者の氏名	御中と様を重ねる書き方
封筒の裏	投函する日付と差出人の住所と氏名	住所の番地を省く書き方
便箋の冒頭	拝啓と時候の挨拶	前置きを何行も続けること
便箋の中ほど	辞退する旨と決めた会社がある旨	他社の名前や条件を書くこと
便箋の末尾	詫びの一文と敬具、日付と署名	署名だけで日付を落とすこと

実際、封をする前に見るところは3つです。第一に会社名と部署名が募集の案内と同じ表記か、第二に便箋の日付が投函する日と合っているか、第三に署名が入っているかです。3つとも読み直してから便箋を折り、封筒の大きさに合わせて入れてください。一度のり付けをすると中身は差し替えられません。のりで閉じるのは、この3つを見終えた最後です。

ただし、出した手紙が手元へ返ってくることがあります。宛先の部署名が変わっていたときや、番地を書き落としたときに起こります。返ってきたら封を開けずに置き、電話で正しい宛名を聞き直してください。新しい封筒に書き直し、中の便箋は出し直す日に合わせて日付を書き換えます。古い封筒は連絡の記録として残してください。

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6. そのまま清書できる本文の例文3つ

文面は3通りに分かれます。宛名と日付を差し替えれば、縦書きでも横書きでもそのまま清書できます。理由は決めた会社があるところまでにとどめ、他社の名前は出していません。

ただし、書き写すときは会社名と担当者名を実際の表記に直します。株式会社を（株）と略した書面は、体裁が整っていません。日付は投函する日を書き、差出人の住所と氏名を末尾に置きます。文面は便箋1枚に収めてください。

なお、便箋の向きは縦書きでも横書きでも構いません。縦書きを選んだときは封筒も縦長のものにそろえ、宛名は封筒の中央へ寄せて書きます。横書きにするなら便箋と封筒の向きを合わせ、宛名も横書きで記します。どちらの形でも、書き出しから結びまでの並びは変えません。清書は落ち着いた時間に取り、書き上げてから一度読み返してください。

7. よくある質問（Q&A）

Q1. 内定辞退は手紙だけで伝えてもよいですか

A. 電話での連絡が終わっていれば、手紙は記録として役に立ちます。会社によっては口頭のみで受け付ける場合もあるため、まず相手のやり方に合わせてください。書面を求められたときは、通話の後に投函します。

Q2. 封筒の宛名に御中と様の両方を書いてもよいですか

A. どちらか一方だけにしてください。部署宛てなら御中、個人宛てなら様を使い、両方を並べる書き方は避けます。採用ご担当者様のように役職に様を付ける形は問題ありません。

Q3. 手紙はいつ投函すればよいですか

A. 決断した日のうちに電話を入れ、遅くとも翌日には投函します。到着の日は差出地と宛先によって前後するので、日にちを指定できません＊3。入社日まで日が無いときは、投函より先に通話を済ませてください。

Q4. 手紙とメールのどちらで出せばよいですか

A. 会社から指定があれば、その形に合わせてください。指定が無いときは、電話の後に手紙を出すと連絡した日付が紙に残ります。メールで求められた場合も、頭語と本文と結語の3段は変わりません。

8. まとめ：電話の後に手紙を出して記録を残す

そのため、電話を先に入れてから便箋に向かいます。文面は3段で組み、辞退の理由は1文にとどめます。書き終えたら封をして、当日か翌日のうちに出してください。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 確かめよう労働条件（採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点）（2026年確認）
＊2 e-Gov法令検索「民法」第627条（2026年確認）
＊3 日本郵便「郵便物（手紙・はがき等）」（2026年確認）