転職の電話の折り返し方｜かける時間帯と名乗り方

転職活動中は、知らない番号からの着信が増えます。応募先の会社や転職支援の担当者からの電話に出られず、あとで履歴に気づいて、いつ、何と言ってかけ直せばいいのか迷う人は多いはずです。

応募先からの転職の電話に出られなかったときは、早めに、静かな場所からかけ直すのが基本とされています^＊1＊3。相手が出たら自分から名乗り、電話をもらったことへのお礼を伝えてから用件に入ります^＊1＊3。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 着信に気づいたらできるだけ早く折り返す

転職の電話の折り返しは、着信に気づいたらできるだけ早くかけ直します。福岡わかものハローワークの手引きは、電話に出られず着信に気付いたときはすぐに掛け直し、連絡をもらったことへの感謝も伝えるよう勧めています^＊3。

応募先の会社は、面接の日程を決めたり、書類選考の結果を伝えたりするために電話をかけてきます。ハローワーク福岡中央の資料には、連絡が取れなかったために「次の方を採用しました」と言われる例も実際にあると書かれています^＊1。

ただし「すぐ」といっても、夜遅くや早朝は避けます。夜になってから気づいたなら、折り返すのは翌日の業務時間に入ってからで足ります。その場合は「昨日お電話をいただいていたのに、折り返しが遅くなり申し訳ありません」と一言添えると丁寧です。

転職エージェントなど、転職支援サービスの担当者からの着信も同じです。応募先から面接の日程や選考の結果が届いていて、それを伝えるための電話であることもあるので、早めにかけ直すほうが次の予定を立てやすくなります。担当者の直通の番号なら、名乗れば用件にすぐ入れます。

かける前に、留守番電話に伝言が残っていないかを聞いてください^＊1。伝言で用件が分かれば、予定表を開いておくなど、話す準備をしてからかけられます。

2. 折り返しの電話をかける時間帯

会社によって業務の時間は違いますが、あまりに早い時間や、昼休みと考えられる時間は避けたほうがよいとされています^＊1。静岡労働局のハローワークが作った手引きでは、休日明けや昼休みの前後は忙しいので、一般的に火〜金曜日の午前10時から午後4時頃を選ぶよう勧めています^＊2。

折り返しの電話をかける時間の目安（ハローワークの手引きから^＊1＊2＊3）

時間帯	かけてよいか
始業の直後	避ける＊1＊3
昼休みとその前後	避ける＊1＊2＊3
休日明け	忙しいので避ける＊2
火〜金曜日の午前10時〜午後4時頃	かけやすい＊2
飲食店など昼の営業が忙しい会社の昼食時	避ける＊3

転職の電話の折り返しでも、この目安は業種によって忙しい時間や日が違うことを前提にしています^＊2。お店や医療機関、夜間に動く現場など、ふつうの会社と時間の流れが違う応募先なら、求人票に書かれた営業時間を見て、忙しそうな時間を外してかけます。

電話をかけた時点で相手が忙しそうなら、「お忙しいところ申し訳ありません。あらためてご連絡いたしましょうか」と聞き、都合のよい時間を教えてもらいます^＊1。相手の都合を先に聞いてからかけ直すほうが、話を急がせずに済みます。

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3. かける前に予定表とメモを用意して静かな場所へ

折り返しの電話では、面接の日程を決める話になることがよくあります。ハローワーク福岡中央の資料は、自分の予定を確認できるものと、筆記具とメモ帳を用意してからかけるよう勧めています^＊1。ほかの会社の面接と重ならないよう、手元で予定表を開いた状態でかけると、その場で日程を決められます。

かける場所は、静かなところを選びます^＊1＊2。周りがうるさいと、何度も聞き返したり、大事なことを聞き逃したりしがちです^＊1。静岡労働局の手引きは、会話の途中で切れるおそれのある場所からかけるのも避けるよう書いています^＊2。駅のホームや人の多い通り、電波が届きにくい地下などは向きません。

伝えることと聞きたいことも、短くメモにまとめておきます^＊1＊3。初めての相手に電話するときは誰でも緊張するので、要点を書いた紙が手元にあると、話がそれずに済みます^＊1。

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4. つながったら名乗ってお礼を言ってから用件へ

電話がつながったら、最初に自分の名前をフルネームで伝えます^＊1＊2＊3。明るくはっきりした声で名乗ると、相手も安心して話を進めやすくなります^＊1。

たとえば、次のような言い方です。「お世話になっております。○○（フルネーム）と申します。本日○時ごろにお電話をいただき、折り返しご連絡しました。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますか」

担当者の名前が分からないときは、「○○の求人に応募している○○です。本日お電話をいただいたのですが、どなたからのご連絡でしたでしょうか」と伝えれば、受付の人が取り次いでくれます。応募した求人の名前を言えると、社内で誰がかけたかを探しやすいはずです。

担当者が席を外していたら、在席している時間を聞いて、あらためてかけ直します^＊1＊2。伝言を頼むこともできますが、あとで自分から連絡して、自分の口で用件を聞いたほうが確実です^＊1。受付の人など、担当者以外の人にも丁寧に対応しておきます^＊3。

話が終わったら、あらためてお礼を言ってから切ります^＊1。電話はかけた側から先に切るのが基本とされているので^＊1、折り返しの電話なら自分から切ってかまいません。

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5. 面接の日時と場所は復唱してメモする

面接の日時や場所、電話番号、担当者の名前は、必ず復唱してメモします^＊1＊2＊3。聞き間違いで約束を守れないと信用を失いますし、担当者のほうが言い間違えることもあります^＊1。復唱は、お互いに約束の中身を確認するためのものです^＊1。

数字の聞き間違いには特に気をつけます。「1（いち）」と「7（しち）」、「2日（ふつか）」と「20日（はつか）」、「4日（よっか）」と「8日（ようか）」は電話では紛らわしい言葉です^＊1＊3。7は「なな」と言い換え、日付は「2日の水曜日」のように曜日まで付けて復唱すると確実です^＊1。

時刻も同じで、「17時」は「じゅうななじ」、「13時」は「午後1時ですね」と言い直して聞き返します^＊3。オンライン面接の案内なら、接続先のURLをメールで送ってもらえるかも、このときに聞いておきます。

電話を切ったら、メモした日時と場所をすぐに予定表へ書き写します。面接の案内をメールでも送ってもらえる会社なら、届いたメールの中身とメモが合っているかを見比べておくと、聞き間違いがあってもその日のうちに気づけます。メールが来ない会社の場合は、メモだけが頼りになるので、電話の最中に書き漏らしがないよう、復唱のときに日時・場所・担当者の名前を順に読み上げてください。

6. 着信に備えてスマートフォンの設定を見直す

転職活動中は応募先との連絡を携帯電話で受けることが多くなるので^＊1、出られないときに備えて留守番電話を設定しておきます^＊1＊3。電話に出られる状況になったら、留守番電話の記録を見て、すぐにこちらから連絡してください^＊1。

会社によっては、電話番号を通知しない設定で電話をかけてくるところもあります^＊1。登録した番号以外や非通知の着信を拒否していると、応募先からの電話を受けられないおそれがあるので、転職活動のあいだは設定を外せるか見ておきます^＊1。

反対に、こちらから非通知でかけるのは失礼にあたり、相手が出ないこともあります^＊3。折り返しの電話は、応募書類に書いた番号からかけると、相手も誰からの電話かが分かります。歩きながらの通話も、誰が聞いているか分からないのでやめておきましょう^＊3。

7. よくある質問

Q1. 夜になって着信に気づいたときもすぐにかけ直すべきですか？

A. 夜遅くにはかけず、次の日の午前10時を過ぎたころにかけ直すと、相手も落ち着いて話せます^＊2。始業の直後は忙しい時間なので外してください^＊1＊3。

Q2. 留守番電話に「またかけます」とだけ残っていたら折り返すべきですか？

A. 折り返してかまいません。相手がかけ直してくる時間に、こちらが出られないこともあるので、自分から折り返したほうが早くつながります。「お電話をいただいていた件で、ご連絡しました」と伝えれば、相手も用件をその場で話せます。

Q3. どの会社からの電話か分からない番号の場合は？

A. 応募書類に番号を書いた会社のどれかだと考えて、その番号にかけ直します。つながったら「本日この番号からお電話をいただいた○○と申します」と名乗れば、会社名と用件を教えてもらえます。

Q4. 電話ではなくメールで返事をしてもいいですか？

A. 着信だけでメールが来ていないなら、まず電話で折り返します。何度かけてもつながらないときは、メールの連絡先が分かっていれば、電話をいただいたことと、つながりやすい時間帯をメールで伝えておくと行き違いが減ります。

Q5. 話している途中で電話が切れてしまったら？

A. かけた側からかけ直すのが原則とされています^＊1。折り返しの電話で切れたなら、自分からすぐにかけ直し、「先ほどは途中で切れてしまい失礼いたしました」と一言添えます^＊1。

Q6. 折り返して留守番電話になったら伝言は残すべきですか？

A. 短く残しておくと、相手が誰からの折り返しかを知ることができます。「○○の求人に応募している○○です。お電話をいただいたので折り返しました。またあらためてご連絡します」と、名前と用件と次にどうするかだけを伝えます。長々と話す必要はありません。

8. まとめ：折り返しは早めに静かな場所から名乗ってお礼を伝える

知らない番号から着信があったら、まず留守番電話を聞き、予定表を開いて静かな場所に移ってから、フルネームを名乗って折り返してください。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 ワークライト2015年6月号 特集「ビジネスマナー（電話編）～就職活動中の電話マナー～」（ハローワーク福岡中央・福岡労働局）
＊2 就職活動スタートブック 質問4「電話のマナー・身だしなみについて」（ハローワーク島田・ハローワーク榛原・静岡労働局）
＊3 就職OnePointAdvice⑦「電話マナー」（福岡わかものハローワーク・福岡労働局）