面接日程の返信メールの例文と件名・送る時間帯

面接日程の返信メールは、届いた候補の中から都合のよい日時を1つ選び、日時を曜日まで書いて送ります。件名は「Re:」を残したまま、用件と氏名が分かる形にしておくと、担当者が探しやすくなります^＊1。

送る時間帯は、会社の営業時間の中が無難です。夜に気づいたら、すぐ短く返すか、翌朝の始業後に送りましょう。返信を待たせると、ほかの応募者で希望の枠が埋まることもあります。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 面接日程の返信メールは候補から1つ選んで日時を書く

返信では、届いた候補のうち都合のよい1つを、日付・曜日・時刻まで書いて伝えます。件名で用件と氏名を示し、最後に名前と連絡先の署名を付けます^＊1。

応募先から面接日程の候補が届いたら、まず候補の日時と、面接の形式を読みます。対面かオンラインか、場所はどこか、所要時間はどのくらいかが書かれていることが多いので、自分の予定と照らし合わせます。

返信では、候補の中から1つを選んで、はっきり書きます。「〇月〇日（〇）11時から」のように、日付と曜日、開始の時刻をそろえて書くと、読み違いが起きません。日時を選ぶときは、面接の前後に移動や準備の時間を取れるかも考えておきましょう。仕事の合間に入れるなら、前後に30分ほど余裕のある時間が向いています。

どの候補でもよい場合も、自分で1つを選ぶほうが、担当者が日程を決めやすくなります。「いずれの日程でも伺えます」とだけ書くと、担当者がもう一度選ぶ手間がかかるからです。

面接の形式がオンラインなら、使うツールが自分のパソコンで動くかも、返信の前に見ておきましょう。会社の端末を使っていて外部のツールを入れられない場合は、私用のパソコンかスマートフォンを用意します。

メールの書き方を定めた決まりはありません。ただし、ハローワークの資料は、応募書類をメールで送るときの件名を「内容と名前」にし、本文の最後に署名を書くよう勧めています^＊1。面接日程の返信でも、同じ形にそろえておくと安心です。

2. 面接日程の返信メールの件名と本文の書き方

面接日程の返信メールの各部分に何を書くかを並べました。件名と署名はハローワークの資料の書き方に、そのほかは一般的な書き方に沿っています。

返信メールの部分と書き方の例

部分	書き方の例
件名	「Re:」を残し、用件と氏名を加える＊1
宛名	会社名、部署名、担当者名を省かずに書く
本文	お礼、選んだ日時、形式の確認を短く書く
署名	氏名、電話番号、メールアドレス＊1

件名は、届いたメールに返信する形なら「Re:」を残しておくと、担当者がやり取りをたどれます。そのうえで、「面接日程のご連絡（氏名）」のように、用件と氏名を加えておくと、受信箱の中で見つけやすくなります^＊1。

宛名は、会社名、部署名、担当者名の順に省かずに書きます。担当者の名前が分からないときは、「採用ご担当者様」とすれば足ります。会社名も「（株）」と略さず、「株式会社」と書いておきましょう。

本文は、候補を送ってもらったお礼、選んだ日時、面接の形式や場所の確認の3つで十分です。長い自己紹介や志望動機は、ここでは書かなくてかまいません。敬語は「させていただきます」を重ねすぎないようにすると、読みやすい文面になります。

署名には、氏名、電話番号、メールアドレスを書きます^＊1。日程の変更があったときに担当者から電話をもらえるよう、日中につながる番号を書いておきましょう。

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3. 面接日程の返信メールの例文

都合のよい候補が見つかった場合の例文です。件名は「Re: 面接日程のご案内（氏名）」とし、本文を次のように書きます。

「株式会社〇〇　人事部　〇〇様。お世話になっております。〇〇職に応募しました〇〇です。面接の日程をお送りいただき、ありがとうございます。ご提示の候補のうち、〇月〇日（〇）14時からでお願いできますでしょうか。当日はオンラインでの面接と承知しております。どうぞよろしくお願い申し上げます。」

候補のどれも都合が合わない場合は、合わないことを伝えたうえで、自分から別の日時を2つか3つ出します。「あいにくご提示の日程はいずれも都合がつかず、〇月〇日（〇）10時から17時、〇月〇日（〇）13時以降であれば伺えます」のように書けば十分です。空いている時間に幅を持たせると、担当者が次の候補を決めやすくなります。

面接の日時が確定したという連絡が来たら、短くお礼を返しておきます。「日程確定のご連絡、ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします。」の一言で足ります。

どの例文でも、最後に署名を付けます^＊1。送る前に、日付と曜日が合っているかと、宛先のメールアドレスを読み直してから送信しましょう^＊1。担当者の名前の誤字も、日時の間違いと同じくらい目立つので、あわせて読み直しておきます。

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4. 面接日程の返信メールを送る時間帯と速さ

面接日程のメールが届いてから、面接の前日までに何をするかを並べました。

返信は、メールが届いた日のうちに送るのが目安です。面接の枠は、ほかの応募者と取り合いになることがあるので、返信が遅いと希望の日時が埋まってしまうこともあります。面接の前日には、日時と場所、オンラインならURLを、もう一度読み直しておきましょう。

平日の9時から18時ごろに送れば、担当者がその日のうちに読める見込みが高くなります。

夜遅くに気づいた場合は、短い返信をその場で送っても、翌朝の始業後に送ってもかまいません。メールの予約送信の機能があれば、翌朝の9時ごろに届くよう設定しておく方法もあります。今の会社の仕事中に返信するのが難しいときは、昼休みに「日程を拝見しました。本日中に改めてご連絡いたします」と短く送っておけば、担当者も待つ見通しが立ちます。

日程が決まったあとに都合が悪くなったら、分かった時点ですぐに連絡します。面接に遅れそうなときや、事情により応募を辞退するときは、応募先の人事担当者へ必ず連絡するよう、ハローワークの資料も求めています^＊2。

5. オンライン面接の日程を返信するときに書き添えること

オンライン面接の日程を返信するときは、使うツールと接続の方法を尋ねる文を添えておくと、当日に慌てずに済みます。「当日の接続先のURLは、前日までにお送りいただけますでしょうか」のように聞いておきましょう。

ビデオ通話の面接は、基本的には通常の面接と同じですが、事前の準備などで違うところがあります^＊3。カメラとマイクは、面接の前日までに一度、家族や友人と通話して試しておくと安心です。当日は、雑音の少ない場所を選び、窓を閉めて外の音が入らないようにします^＊2。

スマートフォンで参加するなら、SNSや電話の通知を切っておきます^＊2。背景には何も映らないようにし、できれば白い背景にして、バーチャル背景や背景ぼかしは使わないよう勧められています^＊2。

面接官の質問が聞き取れなかったときは、慌てずに「申し訳ありません。もう一度質問をお願いしてもよろしいでしょうか」と聞き返します^＊2。音声が途切れたときに連絡する電話番号も、日程の返信のときに聞いておくと安心です。対面の面接なら、会場の住所と受付の階を、返信のときに聞いておくと迷わずに済みます。

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6. 面接日程の返信メールでよくある失敗

よくある失敗の1つ目は、日付と曜日が合っていないことです。カレンダーを見ずに曜日を書くと、担当者がどちらが正しいか迷います。送る前に、カレンダーと照らし合わせておきましょう。月をまたぐ日程は、特に曜日がずれやすいところです。

2つ目は、件名を消してしまうことです。返信のときに件名を新しく書き直すと、担当者が前のやり取りとつなげにくくなります。「Re:」と元の件名は残し、氏名を足す程度にとどめます。

3つ目は、宛先を間違えることです。ハローワークの資料も、文字の変換ミスに注意し、提出先のメールアドレスを確認したうえで送るよう求めています^＊1。採用の担当者が複数いる場合は、届いたメールの宛先とCCを、そのまま返信に残しておきます。

4つ目は、返信を後回しにして忘れることです。複数の会社の選考を同時に進めていると、どの会社に返信したかが分からなくなりがちです。返信した日時と、決まった面接の日時を、1つの表にまとめておきましょう。

5つ目は、事前に送る書類を求められているのに、返信に付け忘れることです。日程の案内に、職務経歴書などの提出が書かれていないかも読んでおきましょう。

7. よくある質問

Q1. 面接日程の返信は何時間以内に送ればよいですか？

A. 決まりはありませんが、届いた日のうちに、会社の営業時間の中で返すのが目安です。

Q2. 返信メールの件名は変えたほうがよいですか？

A. 「Re:」と元の件名を残し、氏名を足す程度にすると見つけやすくなります^＊1。

Q3. 候補の日程がすべて合わないときはどうしますか？

A. 合わないと伝えたうえで、こちらから別の候補を複数挙げます。

Q4. 夜中に返信してもよいですか？

A. 失礼にはなりませんが、担当者が読むのは翌朝です。予約送信で始業後に届くようにする方法もあります。

Q5. 日程が確定したあとにも返信は必要ですか？

A. 必須ではありませんが、短いお礼を返しておくと、日時の行き違いを防げます。

Q6. 日程を変更してほしいときはどうしますか？

A. 分かった時点ですぐに人事担当者へ連絡し、別の日時を出します^＊2。

Q7. 日程の確定の連絡が来ないときはどうしますか？

A. 2〜3日たっても連絡がなければ、メールが届いているかを短く問い合わせます。

Q8. 電話で日程の連絡が来たらメールも送りますか？

A. 電話で決めた日時を、念のためメールでも送っておくと、聞き間違いを防げます。

8. まとめ：面接日程の返信メールは日時を1つ選んで早めに送る

面接日程のメールが届いたら、その日のうちに候補から1つを選んで返しましょう。日付と曜日、宛先を読み直してから送れば、日程の行き違いはほとんど防げます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 応募書類の送付状の書き方（青森労働局・ハローワーク・令和6年12月）
＊2 面接試験の受け方（青森労働局・ハローワーク・令和6年12月）
＊3 応募書類の書き方、面接の受け方について（青森労働局）