承認の基準はどこにあるか｜置き場を探す

すでに働いている中で、システムやツールの利用権限を申請しても、通らないまま止まることがあります。理由が伝わらない背景には、基準が非公開なのではなく、基準がどこに書かれているかが知られていない場合があります。ここでは、その基準の在りかを確かめる進め方を整理します。

手続きが通らないときに確かめたい基準の置き場は、社内規程や承認する人への確認で見えてきます。

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1. 権限申請が通らない理由は基準の在りかで分かります

権限の申請が通らない理由が分からないのは、承認の基準が非公開だからではなく、基準がどこに書かれているかが見えていないためです。まず基準の置き場を確かめる考え方に切り替えます。

すでに働いている中で、システムやツールの利用権限を申請しても、通らないまま止まることがあります。承認する人が独自の基準で止めているとは限りません。

基準そのものが非公開なのではなく、基準がどこに書かれているかが、まだ伝わっていない場合があります。

基準が書かれている資料にも、いくつかの種類があります。就業規則、システム利用規程、情報セキュリティに関する規程などがあり、どの資料に記載があるかは勤務先によって異なります。資料の名称が分からない場合は、承認する人に資料名から尋ねる方法もあります。

権限の申請には、参照権限、編集権限、管理者権限など、求める範囲によって種類があります。求める範囲が広いほど、承認までに確かめる項目が増える場合があります。

すでに持っている権限の範囲と、新たに求める権限の基準は、同じ資料に書かれているとは限りません。

基準の置き場を確かめる進め方を、この先の項目で整理します。

2. 基準がどこにあるかを2つの状態で捉えます

通らない理由が分からないとき、承認の基準そのものが公開されていないわけではありません。基準がどこに書かれているかが、伝わっていないだけの場合があります。

確認前は、基準がどこにあるかが分からない状態です。確認後は、基準の記載を見つけ、承認する人にも確かめた状態です。

位置を確認前から確認後へ動かす手段は、資料を読むことと、承認する人に直接尋ねることの2つです。どちらか一方だけで終える必要はありません。資料を読んで分からない部分だけを、承認する人への質問に絞ると、確認の範囲が広がりすぎずに進められます。

位置がどこにあるかが分からないまま止まるより、資料を1つ読むだけでも、位置は少し進みます。全部を一度に確かめる必要はありません。

承認する人によって、資料をどこまで把握しているかは異なります。資料の記載までは把握していない人もいれば、条文の番号まで答えられる人もいます。

この位置を進めるために必要なのは、基準を疑うことではなく、基準が書かれている場所を探すことです。探す場所は、この先の項目で整理します。

3. 確かめる項目を4つに整理します

通らないときに確かめる項目を、4つに整理します。

確かめること・書かれている場所・聞く相手

確かめること	どこに書かれているか	聞く相手
承認の基準の記載	社内規程や申請の手引き	承認する人
承認までの手順	社内ポータルの案内	情報システムの窓口
前回止まった理由	差し戻しのコメント	承認した人
規程の更新状況	社内規程の改定履歴	人事の窓口

4つの項目は、通らないときに確かめる場所を、規程・手引き・窓口の3つに分けたものです。

承認の基準の記載は、社内規程や手引きに書かれている場合があります。読む場所が分かれば、申請そのものを疑う必要はありません。

承認までの手順は、社内ポータルの案内に記載されている場合があります。手順が分かれば、次に何を待てばよいかも見えてきます。

前回止まった理由は、差し戻しのコメントに残っている場合があります。コメントが見当たらない場合は、承認した人に確かめる方法があります。

規程の更新状況は、改定履歴で確かめられます。基準が変わった直後は、案内が追いついていない場合もあります。

4つの項目を確かめる順番に、決まった型はありません。気になった項目から確かめても、進め方に支障はありません。聞く相手が複数にわたる場合は、まず身近な相手から確かめる進め方もあります。

表の4項目は、順番に確かめる前提で並べたものではありません。承認する人に一度で聞ける内容と、窓口でなければ分からない内容が混在しています。

承認する人が変わった場合、以前に確かめた内容がそのまま引き継がれているとは限りません。人が変わったタイミングで、あらためて確かめておくと状況を把握しやすくなります。

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4. 申請が通らないと感じる理由を置き場の視点で見ます

権限の申請が通らないと、基準そのものが伝わっていないと感じることがあります。基準が非公開なのではなく、基準の置き場が知られていない場合があります。

承認の基準は、社内規程や手引きのどこかに記載されている場合があります。記載がある場所を知らないまま確認せずに進めると、通らない理由が分からないまま止まります。

置き場が分かれば、事前に基準を確かめられます。確かめたうえで申請すれば、通らない理由が事前に減ります。

基準の置き場が知られていないままになる背景には、資料が更新された直後で案内が追いついていない場合や、担当する部署が変わった場合など、いくつかの状況が考えられます。原因を探ることよりも、今の記載がどこにあるかを確かめることのほうが、次の一歩につながります。

基準が非公開であることと、基準の置き場が共有されていないことは、異なる状態です。前者は意図的に示されていない状態を指しますが、後者は資料そのものはあっても、伝達が追いついていない状態です。

置き場を確かめる相手は、承認する人だけではありません。勤務先の人事や情報システムの窓口も、規程の記載箇所を案内できる相手です。

確かめた基準の記載は、次に権限を求めるときだけでなく、同じ部署の他の人にとっても手がかりになる場合があります。

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5. 進め方を2つに分けて並べます

通らないときの進め方を、2つに分けて並べます。

2つの進め方を並べても、どちらが正しいかを決める話ではありません。先に基準を確かめておくと、通らない理由を毎回探し直す手間が減ります。

基準を先に確かめる進め方は、承認する人に一度尋ねれば済む場合があります。確かめた内容は、次に基準を確認するときも同じように使えます。

求める資料がすぐに見つかる場合は、先に基準を確かめる進め方を選びやすくなります。資料が見当たらない場合は、承認する人への確認から始める進め方もあります。どちらから始めても、最終的に確かめる内容は変わりません。

対比の右側を選んだ場合でも、基準の記載が見当たらないことはあります。そのときは、承認する人や窓口への確認に切り替えられます。

6. 確かめるときの伝え方を3つ挙げます

承認する人や窓口に基準を確かめるときの伝え方を、3つ挙げます。

3つの型は、記載・差し戻し・窓口という異なる角度から基準の在りかを尋ねるものです。

記載を尋ねる型では、承認する人に、基準がどの規程や手引きに書かれているかを尋ねます。規程名や条文が分かれば、次に確かめるときも自分で調べられます。

差し戻しを尋ねる型では、前回止まった理由を尋ねます。差し戻しのコメントが残っていない場合、承認した人に直接尋ねる方法があります。

窓口を尋ねる型では、規程の確認先を人事や情報システムの窓口に尋ねます。承認する人が基準の詳細まで把握していない場合、窓口のほうが早く分かることがあります。

3つとも一度に尋ねる必要はありません。承認する人に記載と差し戻しの理由を尋ね、規程そのものの確認は窓口に回す進め方もあります。

3つの型を使う順番に決まりはありません。承認する人と話す機会が限られている場合は、窓口に先に確かめておくと、次に承認する人へ聞くことを絞りやすくなります。

尋ねた内容は、口頭で終わらせずに残しておくと、あとで承認する人と内容を確認し合えます。メールやチャットの記録も、確かめた内容の控えになります。

伝え方の3つの型は、承認する人だけでなく、窓口の担当者に対しても同じように使えます。相手によって聞き方を大きく変える必要はありません。

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7. よくある質問｜基準の確かめ方を答えます

Q1. 承認が下りない理由は、担当者の判断だけで決まりますか。

A. 承認する人の判断だけで決まるとは限りません。基準は社内規程や手引きに記載されており、その記載に沿って判断されます。記載の場所が分からない場合は、承認する人に基準がどこに書かれているかを尋ねる方法があります。同じ役職名であっても、部署によって記載の細かさが異なる場合があります。

Q2. 社内規程に記載が見当たらない場合はどうすればよいですか。

A. 規程の記載が見当たらない場合は、勤務先の人事や情報システムの窓口に確認する進め方があります。規程が更新された直後は、案内が追いついていない場合があります。改定の履歴は、社内ポータルの更新履歴やお知らせで確認できる場合があります。

Q3. 前回の申請が止まった理由が分からないときはどうすればよいですか。

A. 申請フォームに差し戻しのコメントが残っている場合は、まずそこを確認します。コメントが見当たらない場合は、承認した人に直接、止まった理由を尋ねる方法があります。

Q4. 基準を確かめたあとに、もう一度申し込んでもよいですか。

A. 基準の記載を確かめたうえで進めることに問題はありません。記載に沿って必要な情報を整えてから、承認する人や窓口に確認しながら進める方法があります。資料の記載が更新されている場合は、更新後の内容に沿って進めます。

8. まとめ：基準の在りかを確かめます

権限の申請が通らないと感じたとき、基準そのものが非公開なわけではなく、基準の置き場が知られていない場合があります。社内規程や手引きの記載を確かめ、承認する人に基準を尋ね、規程で確認できない場合は人事や情報システムの窓口に相談する。この3つの進め方が、次の確認につながります。基準を確かめる作業は、一度で終わらせる必要はありません。分かった部分から控えておくと、次に権限を求めるときにも同じ確認を使えます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 賃金構造基本統計調査