来客を受けるときの決まり｜見る場所

来客を迎えるとき、氏名や会社名、訪問予定の時間をあらかじめ伝えているかどうかで、当日の受付での取り次ぎのしやすさが変わります。受付に人がいる時間か、画面や電話で取り次ぐ時間かも、会社ごとの案内によって異なります。事前に出す届け出と、案内のどこを読めばよいかを見ていきます。

事前に出す届け出と、案内の読み場所を、迎えてから見送るまでの流れで見ていきます。

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1. 来客を迎える前に、事前の届け出で分かることがあります

来客を受けるときの決まりは、会社ごとの受付対応の案内や運用ルールに書かれています。事前に伝える情報（氏名・会社名・訪問予定の時間）、受付での取り次ぎ方、通せる場所、見送ったあとの記録の要否は、同じ案内の中にまとまっていることがあります。読み方の起点は、この4点がどこに書かれているかを先に探すことです。

自分が呼んだ相手を迎える場面では、氏名・会社名・訪問予定の時間をあらかじめ伝えているかどうかで、当日の受付での対応が変わります。伝える先や方法は、受付対応の案内や、運用ルールに書かれていることがあります。

事前に伝える情報が案内に書かれていない場合でも、受付や総務の窓口に確認する方法が残っています。書かれている場合は、指定された方法（メールや社内システムなど）で届け出を出す形になります。

届け出の窓口は、部署によって異なることがあります。総務がまとめて受け付ける会社もあれば、迎える本人が受付に直接伝える会社もあります。窓口が分からない場合は、社内の案内を出している部署に聞く方法が残っています。

届け出を出すタイミングは、案内によって前日までとされている場合と、当日でも受け付けられる場合があります。訪問の予定が決まった時点で、案内を確認しておくと、当日に慌てずに済みます。

伝える情報が十分に揃っていないまま訪問があると、受付での確認に時間がかかり、取り次ぎ先に連絡が届くまでの時間が延びることがあります。当日に慌てないためにも、届け出の内容は早めに整えておく形になります。

客先を訪ねるときの入館の手順は、別の記事で扱っています。ここで見ているのは、自分が呼んだ相手を迎える側の決まりです。

次の項目では、届け出の有無と取り次ぎ方によって、受け方がどう分かれるかを見ていきます。

あわせて読みたい ｜ 客先の規則と入館の手順｜見る順番

2. 受付の体制は、届け出の有無と取り次ぎ方で4つに分かれます

受付の体制は、大きく2つの軸で見ると整理しやすくなります。1つは、事前に届け出が要るか、その場で受けられるかという軸です。もう1つは、受付に人がいるか、画面や電話で取り次ぐかという軸です。

2つの軸を組み合わせると、4つの型に分かれます。届け出があり、受付に人がいる型がもっとも取り次ぎがスムーズで、その場での来訪かつ画面や電話での取り次ぎになる型は、確認に時間がかかりやすくなります。

自分の会社がどの型に近いかは、受付対応の案内を読めば分かります。届け出の窓口と、取り次ぎの方法が、案内のどこに書かれているかを見ておくと、当日の動きが読みやすくなります。

自分の会社がどの型に当てはまるか分からない場合は、総務や受付の窓口に確認する方法があります。案内が複数の書類に分かれている会社では、どちらが最新の版かも合わせて見ておくと、思い違いを防げます。

3. 案内に書かれている項目は、4つに整理できます

来客を迎えるときに確かめておきたい項目を、4つに整理します。

案内で確かめる4項目と、書かれている場所

案内で確かめること	どこに書かれているか	確認しておくと分かること
事前に出す情報（氏名・会社名・時間）	来客対応の案内や、受付の運用ルールの、事前連絡についての項目	当日の取り次ぎが、案内どおりに進むかが分かります
受付での取り次ぎ方	同じ案内の中の、取り次ぎ先や連絡方法についての項目	受付に人がいない時間でも、つながる先が分かります
通せる場所	案内の中の、受付対応エリアや会議室についての項目	どの場所まで案内できるかが、事前に分かります
帰るときの記録	案内の中の、来訪記録や退館についての項目	見送ったあと、記録が残るかどうかが分かります

事前に出す情報は、氏名・会社名・訪問予定の時間の3点です。この3点が届け出に含まれているかどうかで、受付での確認のしやすさが変わります。

受付での取り次ぎ方は、受付に人がいる時間と、画面や電話で取り次ぐ時間とで、案内の書き方が分かれます。どちらの時間に当てはまるかは、訪問予定の時間帯を案内と照らし合わせれば分かります。

通せる場所は、会社によって範囲が異なります。応接室や会議室までを想定している案内もあれば、受付ロビーまでと決めている案内もあります。

帰るときの記録は、案内に含まれていない場合もあります。記録を残すかどうかを含めて、案内で確かめておくと、退館の場面で迷わずに済みます。

取り次ぎの方法は、内線電話や社内のチャットツールなど、会社によって使う手段が異なります。案内に手段まで書かれていれば、受付に人がいない時間でも迷わずに連絡できます。

通せる場所をどこまでにするかは、入社後に付与される権限の範囲を確認するときの考え方と似ています。範囲を決める入口として、別の記事でも扱っています。

あわせて読みたい ｜ 権限の範囲を入社前に読む｜承認の並び

4. 出社と在宅が混ざる職場では、受付の体制も一様ではありません

出社と在宅が混ざる働き方を採る会社では、社員が出社する曜日や時間帯が一定でない場合があります。受付に人がいる時間帯も、その分だけ会社ごとに異なります。

一般労働者の賃金は、40〜44歳で364.3千円、50〜54歳で388.8千円です＊1。年齢が上がるにつれて賃金の水準は上がっていますが、この数字は年齢階級別の賃金で、来客の受け方を決めるものではありません。出社と在宅が混ざる職場が増えている、という背景を示すための一例として挙げています。

出社の曜日を固定していない会社では、受付を担当する人も曜日によって入れ替わることがあります。案内に、曜日や時間帯ごとの取り次ぎ先が書かれていれば、担当が変わっても対応が止まりません。

受付に人がいる時間が会社によって異なるからこそ、事前の届け出や、画面や電話での取り次ぎ先が、案内に書かれているかどうかが意味を持ちます。書かれていれば、受付に人がいない時間帯でも、受付対応の手順が止まりません。

次の項目では、約束が決まってから見送るまでの流れを、場面ごとに見ていきます。

5. 約束が決まってから見送るまでを、4つの場面で見ていきます

約束が決まってから見送るまでを、4つの場面に分けて見ていきます。場面が変わるごとに、案内で確認する項目も変わります。

約束が決まった直後は、氏名・会社名・訪問予定の時間を確認する段取りになります。この3点が、次の場面で使う届け出の内容になります。

訪問前までに届け出を出しておけば、当日の取り次ぎが案内どおりに進みます。届け出を出す窓口や方法は、案内の中で指定されています。

見送ったあとの記録は、案内に含まれている場合と、含まれていない場合があります。記録を残すかどうかも、案内のどこかに書かれていることがあります。

4つの場面それぞれに、案内のどこを見るかを当てはめておくと、当日の動きを事前につかめます。見送ったあとの記録についても、案内に含まれているかどうかを、この機会に確認しておくと安心です。

あわせて読みたい ｜ 退職のときの情報の整え方｜返す・消す・渡す

6. 事前に伝える情報は、4点にまとまります

受付対応で、迎える側が事前に伝えておきたい4点を整理します。

4点のうち、氏名と会社名は、届け出の中でも基本になる情報です。この2点が伝わっていれば、受付での確認にかかる時間を減らせます。

訪問予定の時間は、受付に人がいる時間帯かどうかを判断する材料になります。時間帯が案内に書かれた範囲から外れる場合は、別の取り次ぎ方が必要になることがあります。

通せる場所は、迎える側が事前に決めておく項目です。応接室までか、会議室までかによって、当日の案内が変わります。

4点がそろっていれば、当日の取り次ぎで迷う場面は減ります。そろっていない点があれば、受付対応の案内や、受付の窓口に確認する方法が残っています。

4点を書き出しておくと、届け出を作る時間も短くなります。前回の対応で伝えた内容を控えておき、次の届け出で参考にする方法もあります。

7. よくある質問｜受付の案内について

Q1. 来客の氏名や会社名は、いつまでに伝えればよいですか。

A. 受付対応の案内に、事前の届け出の期限が書かれている場合があります。期限の指定がなければ、訪問の予定が決まった時点で早めに伝える方法があります。前日までに伝えておくと、当日の取り次ぎが落ち着いて進みます。

Q2. 受付に人がいない時間帯に来客がある場合、どうすればよいですか。

A. 画面や電話で取り次ぐ案内が用意されている場合があります。案内に取り次ぎ先の連絡方法が書かれているかを見ておきます。連絡方法が案内に見当たらない場合は、総務の窓口に確認する方法もあります。

Q3. 通せる場所が案内に書かれていない場合、どうすればよいですか。

A. 案内を出している窓口に、通せる場所を確認する方法があります。決まっていない場所に案内すると、後で対応に困ることがあります。事前に確認しておけば、当日は場所選びに迷わずに済みます。

Q4. 見送ったあとの記録は、誰が残しますか。

A. 受付対応の案内に、記録を残す担当や方法が書かれている場合があります。書かれていなければ、窓口に確認する方法が残っています。担当が決まっていれば、記録の残し方も合わせて確認しておくと安心です。

8. まとめ：来客を受けるときの決まりは、案内の3か所にあります

来客を受けるときに効くのは、迎え方を覚えることではなく、事前に伝える情報と、案内のどこに何が書かれているかを先に読んでおくことです。通せる場所や、見送ったあとの記録まで確認しておけば、当日に迷う場面を減らせます。分からない点が残れば、案内を出している窓口に確認する方法が残っています。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 賃金構造基本統計調査 2025年（2026年公表）