在宅で機器が動かないとき｜頼む先

在宅で作業している最中に、会社から借りている機器故障が起きると、どこへどう連絡すればよいのか迷う場面があります。連絡先が社内の窓口なのか外部の受付なのかは会社によって異なり、代わりが届くまでの間の働き方や、送り返す手配を誰がするかも案内に書かれています。ここでは、連絡の順番と、待っている間の扱いに絞って整理します。

在宅で機器が動かなくなったときに効くのは、直し方ではなく連絡する窓口と順番です。

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1. 機器故障が起きたら窓口を先に確かめます

在宅勤務中に機器故障が起きたときは、自分で直したり分解したりする前に、まず連絡する窓口を確かめることが最初の一手になります。会社から借りているものが対象で、窓口が社内の担当なのか外部の受付なのかは会社によって異なります。連絡の順番を守っておくと、代わりが届くまでの間の働き方も落ち着いて確認できます。

在宅で作業している最中に機器故障が起きると、まず何をすればよいのか迷う場面があります。持ち歩く場面が少ない分、故障が起きた場所がそのまま在宅の作業場所になり、修理に持ち込む先を自分で探す必要はありません。

大事なのは、機器故障そのものを直そうとしないことです。分解したり設定を変えたりする前に、連絡する窓口を確かめる方が先になります。窓口を確かめずに自己判断で手を加えると、その後の連絡や対応がむしろ複雑になることがあります。

窓口は、情報システムの担当や総務といった社内の窓口である場合と、貸与元の外部の受付である場合があります。どちらになるかは会社ごとの運用によって決まっており、貸与時の案内や社内ポータルに書かれています。

ここから、連絡して復旧するまでの流れ、窓口の分かれ方、待っている間の考え方、案内で確かめる項目、代わりが届くまでの間、よくある質問という順に見ていきます。

2. 連絡から復旧までの4段を追います

連絡してから復旧するまでを、4つの段階に分けて追います。

連絡してから機器故障が復旧するまでには、窓口を確かめる段階、症状を伝える段階、代わりの機材を決める段階、送り返しと受け取りを済ませる段階という4つの段階があります。

最初の段階でつまずきやすいのは、窓口を確かめる前に自分で症状を切り分けようとしてしまう点です。症状を書いて連絡する段階に進む前に、まず窓口を確かめておくと、二度手間になりません。

代わりの機材を決める段階は、窓口からの案内を受けてから進みます。自分から代替の機材を用意して使い始めるのではなく、案内に沿って手当てが決まるのを待つ形になります。

段階によっては、窓口からの返信を待つ時間が発生します。返信が来る前に次の段階を自分で進めようとせず、順番を守ることが、結果として早い解決につながります。

4つの段階に要する時間は、会社や故障の内容によって差があります。窓口への連絡は当日中に済むこともあれば、翌営業日にずれることもあります。

最後の段階である送り返しと受け取りは、窓口の指示に沿って進めます。次の項目では、窓口が社内か外部かでどう分かれるかを見ていきます。

3. 連絡する窓口は社内か外部かで分かれます

機器故障が起きたときに連絡する窓口は、社内の担当である場合と、外部の受付である場合の大きく2つに分かれます。どちらになるかは、会社が貸与の運用をどのように委託しているかによって決まります。

社内の窓口になる場合は、情報システムの担当や総務が受け付け、そこから先の手配も社内で進みます。担当者が症状を聞いたうえで、代わりの機材や修理の手配に進める形です。

外部の受付になる場合は、貸与元やリース会社のサポート窓口に直接連絡する形になります。社内の担当を経由しない分、連絡先を自分で控えておく必要があります。

どちらの窓口になるかは、貸与時の案内や社内ポータルに書かれています。窓口が分かれている理由まで書かれていることは少なく、連絡先だけが示されている場合もあります。

同じ会社の中で、社内の窓口と外部の受付が両方用意されている場合もあります。その場合は、どちらに連絡するかが機種や貸与の種類によって決まっているため、案内に書かれた区分を確認します。

出社の機会が少ない働き方では、社内の窓口であっても、直接顔を合わせずに連絡が完結する形が取られていることがあります。電話やチャット、メールのいずれで連絡するかも、案内に書かれた方法に沿って選びます。窓口によっては、電話ではなく申請フォームで受け付ける場合もあります。

連絡した後は、受け付けた旨の返信が来るかどうかも確かめておきたい点です。返信がない状態のまま進めてしまうと、連絡が届いているかどうかが分からず、二重に連絡することにもなりかねません。

窓口が分かれている背景には、社内でどこまでを担当するかという役割の分担があります。分担の考え方を別の場面から整理した記事もあり、あわせて確認できます。

あわせて読みたい ｜ 本番に触れないとき｜分担として読み直す

4. 人の出入りが窓口を支えています

連絡先の窓口が用意されている背景として、人の動きに関する数字を確認します。

転職者は330万人、転職等希望者は1023万人です＊1。総務省の労働力調査による数字で、転職者よりも希望する人のほうが多いことが分かります。

この数字は転職者と転職を希望する人の数で、機器故障の連絡先を決めるものではありません。人の出入りがあるため、貸し出しと返却の窓口はどの会社でも動いているという背景にとどめておきます。

窓口が社内にあるか外部にあるかにかかわらず、担当者が入れ替わることはあります。連絡先が変わっていないかは、案内が更新されているかどうかで確かめられます。担当者が変わっても、窓口としての機能自体は引き続き用意されています。個人宛でなく窓口宛に連絡する形になっていれば、担当者の異動や退職の影響を受けにくくなります。

次の項目では、連絡する前に案内のどこを確かめておくとよいかを、一覧にして整理します。

5. 案内で確かめる4つの項目を並べます

連絡する前に、案内のどこに何が書かれているかを一覧で確かめます。

【表1】案内で確かめることと、どこに書かれているか

案内で確かめること	どこに書かれているか
連絡先	貸与時の案内、または社内ポータル
連絡に添えること	貸与時の案内、または窓口からの返信
代わりの機器の扱い	貸与時の案内、または窓口からの案内
送り返しの手配	貸与時の案内、または窓口からの案内

表の4項目は、機器故障の連絡で確かめておきたい内容です。連絡先がどこかだけでなく、連絡するときに何を添えるかまで案内に書かれている会社もあります。

連絡に添えることとして挙がるのは、症状の具体的な内容と、いつから起きているかという時期です。型番や資産番号の記載を求められる場合もあります。

代わりの機材をどう扱うかは、貸与時の案内か、窓口からの案内のどちらかに書かれています。代わりが届くまでの間どう働くかは、窓口の指示に沿って決まる形です。

送り返しの手配についても、案内に書かれている場合と、窓口から連絡があった時点で案内される場合があります。手配を自分で行うのか、窓口が進めるのかは会社によって異なります。

費用の負担がどこに書かれているかも、確かめておきたい点です。貸与時の案内か、窓口からの案内のいずれかに記載があります。

案内に書かれている連絡先が、実際には変わっている場合もあります。電話がつながらない、返信が届かないといった場合は、上長を経由して確認する方法もあります。

連絡した日時や、対応してくれた窓口の担当者名は、自分でも控えておくと安心です。やり取りの経緯を振り返るときに使えます。

案内を読んでも分からない項目がある場合は、窓口に確認しながら進めます。案内の記載と実際の運用がずれている場合もあるため、確認して進めるほうが確実です。

在宅勤務では、案内で確かめておきたいことがほかにもあります。画面の記録に関する確かめ方を整理した記事もあり、あわせて確認できます。

あわせて読みたい ｜ 画面はどこまで記録されるか｜在宅の確かめ方

6. 代わりが届くまでの間を考えます

代わりの機材が届くまでの間、どう働くかを考えるときに参考になる点を挙げます。

機器故障の連絡をした後、すぐに代わりの機材が届くとは限りません。届くまでの間どう働くかは、窓口からの案内を待つ形になります。

代わりの機材が用意される場合、貸出用の機材があらかじめ確保されている会社と、そのつど手配する会社があります。どちらになるかで、届くまでの日数に差が出ます。

代わりの機材が届くまでの間、私物の端末を使ってよいか気になる場面もありますが、その線引きは会社ごとに文書で決められています。線引きの読み方を整理した記事があるので、気になる場合はあわせて確認できます。

代わりの機材は、業務に必要な範囲に限られることがあります。私用の用途にまで使ってよいかどうかは、貸与時の案内や窓口の指示に沿って確認します。

代わりが届くまでの間、担当している業務の進み方について、上長やチームに一言伝えておくと、状況を共有しやすくなります。連絡した窓口と、社内で共有する相手は必ずしも同じではありません。

代わりの機材が届いた後は、動作確認を済ませてから業務に戻ります。届いた時点の状態を一度確かめておくと、後になって不具合に気づいた場合の相談もしやすくなります。

連絡してから代わりが届くまでの間について確かめたところで、よくある質問を見ていきます。

あわせて読みたい ｜ 私物端末が使えない在宅｜線引きを読む

7. よくある質問（Q&A）

Q1. 機器故障が起きたとき、まず何をすればよいですか。

A. 自分で直そうとせず、まず連絡する窓口を確かめます。窓口は貸与時の案内や社内ポータルに書かれています。

Q2. 連絡先が社内か外部か分からない場合はどうしますか。

A. 貸与時の案内か社内ポータルを確認します。記載が見当たらない場合は、上長や総務に確認先を尋ねる方法もあります。

Q3. 代わりの機材が届くまで、業務を止めてよいですか。

A. 止めてよいかどうかは会社や窓口の指示によって異なります。代わりの機材が届くまでの間の進め方は、連絡した窓口の案内に沿って確認します。

Q4. 送り返す手配は自分で行う必要がありますか。

A. 会社によって異なります。窓口が手配する場合と、自分で梱包や発送を行う場合があるため、案内や窓口からの連絡を確認します。

8. まとめ：機器故障は連絡の順番で見えてきます

機器故障が起きたときにまず効くのは、直し方ではなく連絡する窓口と順番です。案内に書かれている連絡先と、代わりが届くまでの間の扱いを確かめておけば、待っている間も落ち着いて過ごせます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 総務省 労働力調査（詳細集計）