職務経歴書のワードでの作り方｜書式と保存の手順

職務経歴書はA4縦で1〜2枚程度、パソコンで横書きに作るのが一般的で^＊2、ワード（Word）の様式は労働局が配っています^＊3＊4。メールで送るときはPDFにして、ファイル名を「書類名（氏名）」の形にします^＊1。

様式は決まっておらず、WordからPDFにするときは、ファイルタブの「名前を付けて保存」でPDFを選びます^＊5。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. ワードで作る職務経歴書はA4縦で1〜2枚程度の横書き

職務経歴書をワードで作るときは、A4縦の用紙に1〜2枚程度で、横書きにまとめるのが一般的です^＊2。必須の項目は、標題・日付・氏名・職務経歴の4つです^＊2。決まった様式はなく、自由に作ります^＊2。複数ページになるときは、ページ番号を入れます^＊2。

職務経歴書は、職務経験や身につけたスキルを具体的に書き、自分の実務能力を伝える書類です^＊2。履歴書と違って決まった様式はなく、項目の選び方と並べ方は作る人が決めます^＊2。そのため、ワードで作るときは、用紙の大きさと枚数、必須の4項目、職務経歴の書き方の3点を先に決めると進めやすくなります。

枚数の1〜2枚は「程度」と書かれた数字で、目安として使います^＊2。内容が2枚を超えそうなときは、志望する職種に近い仕事を厚く書き、関係の薄い仕事を短くします。

作成の手段は、パソコンで横書きにする方法が一般的です^＊2＊3。手書きでもよく^＊2、手書きにするときはPDF版の様式を印刷して使えます^＊3。パソコンで作るのが難しい場合は、市販の様式を使う方法もあります^＊3。

電子データにしてメールに添付し、提出を求められるケースも見られます^＊3。電子データで提出するときは、ワードで作ったあとにPDFへ保存して添付します^＊1。

システム開発や運用の仕事をしてきた人は、プロジェクトごとに担当した工程が多くなりやすく、1〜2枚に収めるには項目の選び方が要ります。

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2. 作るのはワード送るのはPDF

職務経歴書は、ワードで書式を整えて作り、メールで送るときにPDFへ保存する流れで進めます。

メールに添付する応募書類は、レイアウトが崩れにくいPDFで提出します^＊1。書式を整える作業は、PDFに保存する前に終えておきます。

ワードで作る段階では、A4縦・横書き・ページ番号など、用紙と書式を整えます^＊2。PDFに保存する段階では、ファイル名を付けて、送る相手に見せる最終の形にします。

送る前にPDFを開き、ページ数が1〜2枚に収まっているか、ページの切れ目で表や段落が割れていないかを見ます。ワードの画面では収まっていても、保存後に行がずれて3枚目に1行だけ出ることがあるためです。

メールの例では、履歴書と職務経歴書の2つをPDFにして、1通のメールに添付しています^＊1。1つだけを送る場合も、同じ形で用意します。

3. 職務経歴の記載項目は8つで必須項目は4つ

職務経歴の記載項目と、システム開発・運用の仕事での書き方の例

項目	書く内容	書き方の例（システム開発・運用の場合）
時期	在籍した期間	20XX年4月〜20XX年3月
勤務先	会社名	株式会社〇〇
事業内容	勤務先の事業	受託でのシステム開発
所属	部署やチーム	開発部 インフラチーム
役職	役職名	チームリーダー
雇用形態	正社員・契約社員など	正社員
職務内容	担当した仕事	Webアプリケーションの設計・実装、本番環境の運用
実績	仕事の成果	障害対応の手順書を整備し、チーム内で共有

職務経歴の記載項目は、時期・勤務先・事業内容・所属・役職・雇用形態・職務内容・実績の8つです^＊2。必須の4項目のうち、標題には「職務経歴書」と書き、日付と氏名を続けます。

必須の4項目に加えて、取得資格・活かせる能力・自己PR・志望動機などの中から、自分をアピールできる項目を選んで作ります^＊2。免許や資格は履歴書にも書くため、職務経歴書への記載は必須ではありません^＊2。

システム開発や運用の職務内容は、担当した工程と使った技術を分けて書くと、応募先が読み取りやすくなります。たとえば「要件定義から実装までを担当」「本番環境の運用と障害対応を担当」のように工程を先に書き、そのあとに言語・OS・クラウドなどの環境を書く形です。

実績の欄には、担当した仕事の結果を入れます。運用の仕事であれば、手順書の整備や障害対応の流れの見直しなど、自分が変えたことが当てはまります。数字で示せる成果があれば添えますが、数字にできない成果を無理に数字へ直す必要はありません。

職務内容が多いときは、すべてを並べずに、応募先の求人に近い仕事から書きます。

4. 経歴の型は編年体式・逆編年体式・キャリア式

職務経歴の記載スタイルは、編年体式・逆編年体式・キャリア式・フリースタイルの4つに分けられます^＊2。福岡労働局のページには、Word形式の様式が編年体式・編年体式/表・キャリア式の3種類掲載されています^＊4。経歴に合わせてフォーマットを選べます^＊4。

編年体式は、時系列に沿って示す形式です^＊4。入社した年から順に、所属と担当した仕事を書きます。たとえば運用保守から開発へ担当が移った経歴は、時系列に並べると、担当の広がりがそのまま読み取れます。

逆編年体式は、編年体式の並びを逆にして、直近の職務から先に書く形式です。今の仕事が転職先でも続ける仕事に近い人は、この並べ方にすると、読み手がいちばん知りたい直近の経験を最初に読めます。

キャリア式は、経験してきた職務内容や分野ごとに示す形式です^＊4。たとえば複数のプロジェクトにまたがる経歴は、インフラ構築・Webアプリ開発・運用保守のように分野でまとめると、同じ技術を使った仕事が1か所にそろいます。

Word版の様式は、パソコンで作成する場合に使えます^＊3。PDF版の様式は印刷して手書き用に使うものなので、ワードで作るときはWord版を選びます^＊3。

1社だけの経歴で、どの型が合うか迷うときは、編年体式から始めると構成が単純です。

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5. WordからPDFにする手順とメールのファイル名

WindowsのWordでは、ファイルタブから「名前を付けて保存」または「コピーを保存」を選びます^＊5。続けて「参照」を選び、保存先を指定します^＊5。ドロップダウンリストで「PDF」を選び、「保存」を選ぶとPDFができます^＊5。

ページ範囲などの設定を変えたいときは、「その他のオプション」から「オプション」を開きます^＊5。Mac版のWordでは「名前を付けて保存」を選び、「ファイル形式」から「PDF」を選びます^＊5。

ファイル名は、「書類名（氏名）」のように分かりやすい名前にします^＊1。送付状の見本のメールでは、「履歴書（青森太郎）.pdf」「職務経歴書（青森太郎）.pdf」の2つが添付ファイルとして並んでいます^＊1。職務経歴書なら、「職務経歴書（自分の氏名）.pdf」の形です。

メールの件名は、「内容と名前」の形にします^＊1。メールの本文は送付状になるので、送付状と同じ文面を本文に入力します^＊1。

提出前の確認項目は、見やすいレイアウトになっているか、誤字・脱字がないか、応募先のニーズに合った内容で作成されているかの3つです^＊2。PDFに保存したあとは、ワードのファイルを直しても、PDFは自動では変わりません。直したときは、もう一度PDFに保存し直して、ファイルを入れ替えます。ワードのファイルは、応募先ごとに手を入れる原本として手元に残しておきます。

6. よくある質問

Q1. 手書きで作ってもよいですか

A. 手書きでも構いません^＊2。パソコンで横書きにするのが一般的で、手書き用には労働局のPDF版の様式を印刷して使えます^＊2＊3。

Q2. 様式に決まりはありますか

A. 決まった様式はなく、自由に作ります^＊2。ただし4つの項目は必須です^＊2。

Q3. 資格は書く必要がありますか

A. 書く必要はありません。免許や資格は履歴書にも書くため、職務経歴書への記載は必須ではありません^＊2。アピールにつながる資格は、取得資格の項目として足せます^＊2。

Q4. 何枚で作りますか

A. A4縦で1〜2枚程度です^＊2。複数ページになるときは、ページ番号を入れます^＊2。

Q5. PDFのファイル名はどうしますか

A. 「書類名（氏名）」の形にします^＊1。「職務経歴書（自分の氏名）.pdf」のような名前です。

Q6. ワードの職務経歴書の様式はどこにありますか

A. 福岡労働局のページに、編年体式・編年体式/表・キャリア式の3種類がWord形式で掲載されています^＊4。青森労働局のページにも、Word版とExcel版の職務経歴書汎用様式例があります^＊3。

Q7. メールではPDFで送りますか

A. メールに添付するときは、レイアウトが崩れにくいPDFで提出します^＊1。応募先が形式を指定している場合は、その指定に合わせてください。

7. まとめ：職務経歴書はワードで作りPDFで送る

ワードで職務経歴書を作るときは、先に書式と項目を決めてから職務内容を書き、仕上がったらPDFに保存してメールに添付します。送る前にはPDFを開いて、ページ数と見た目を見ておきます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 応募書類の送付状の書き方（青森労働局・ハローワーク）
＊2 履歴書・職務経歴書セミナー資料（ハローワーク堺・大阪労働局）
＊3 応募書類（履歴書・職務経歴書）の書き方ページ（青森労働局）
＊4 応募書類のページ（福岡労働局）
＊5 Word 文書を PDF として保存またはエクスポートする（Microsoft サポート）