名刺を頼むとき｜出す先と届く時期

入社や異動が決まると、名刺をどこに頼むかという確認が発生します。窓口は総務にまとまっている場合と、配属先の部署に置かれている場合があり、どちらであるかは入社時の案内文や社内の申請フォームに書かれています。肩書きや連絡先の書き方に決まりがあるか、届くまでの時期、在宅勤務の人がどこで受け取るかも、窓口に聞く前に見当をつけておける点です。

名刺の頼み先が分かるかどうかは、入社時の案内や社内の申請フォームに窓口が書かれているかで決まります。

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1. 名刺は総務か配属先の部署に頼む

名刺の発注先は、総務がまとめて窓口になっている場合と、配属先の部署に担当者が置かれている場合があります。どちらであるかは、入社時に渡される案内や社内の申請フォームに書かれており、そこを見れば頼む先が分かります。

入社や異動が決まったタイミングで、どこに頼むかという確認が発生します。以前から使われているものでも、頼む先は会社によって窓口の置き方が違います。

総務がまとめて窓口になっている会社では、申請フォームに必要な項目を入力して送るだけで発注が進みます。フォームの入力項目自体が、記載する内容の目安になります。

配属先の部署に担当者が置かれている会社では、部署内の先輩や上司に発注の流れを聞くことになります。部署ごとに窓口が分かれているため、他部署の窓口を探しても案内が見つからない場合があります。

どちらの窓口であるかを最初に見分ける方法は、入社時に渡される案内資料や、社内のイントラに置かれた申請フォームを確認することです。フォームの送信先や承認の欄に、窓口となる部署の名前が書かれています。

異動が決まった場合は、以前と同じ窓口とは限りません。異動先の部署で窓口が変わることもあるため、異動のたびに窓口を確認しなおす場面が生まれます。

部署の窓口が入社時の案内に見当たらない場合は、同じ部署に配属された先輩に、これまでどこへ依頼していたかを聞く方法もあります。窓口が変わっていても、直前の依頼先を知っている人がいれば、そこから確認が進みます。

入社時に案内される内容には、発注先だけでなく、他にも確認しておく項目が含まれている場合があります。入社時に出す書類の案内は別記事で扱っています。

あわせて読みたい ｜ 入社書類は何を出すか｜案内の読み方

2. 受け取るまでの4つの段階

受け取るまでの流れは、大きく4段階に分けられます。頼む先を確かめる段階を最初に置くのは、窓口を間違えたまま次の段階に進んでも、あとで出し直しになるためです。

記載内容をそろえる段階では、肩書きの書き方や連絡先の表記に、部署ごとの決まりがあるかを見ます。決まりがある場合は、ひな形に沿って入力するだけで済みます。

依頼を出す段階は、申請フォームや依頼書に必要な項目を入力して送る段階です。この段階まで来ると、あとは窓口の処理を待つことになります。

届き先と時期を確かめる段階では、受け取る場所と、届くまでの目安の時期を窓口に確認します。届き先は、在宅勤務かどうかによっても変わります。

4段階のうち、頼む先を確かめる段階と記載内容をそろえる段階を逆にすると、窓口が変わった場合にそろえた内容を作り直すことになります。順番を守ったほうが、受け取るまでの手間は少なくなります。

異動で肩書きが変わった場合は、記載内容をそろえる段階からやり直す形になります。以前の肩書きのまま使い続けることはできないため、異動が決まった時点で早めに窓口へ伝えておくと、依頼を出す段階までの時間を確保しやすくなります。

3. 発注の前に見る4つの項目

頼む前に見ておく項目を、4つに分けて整理します。

発注の前に見る4項目と確かめられる場所

確かめること	どこで確かめられるか
頼む先	入社時の案内やイントラの申請フォームに、総務か配属先のどちらが窓口かが書かれています
記載内容の決まり	肩書きや連絡先の書き方は、部署のひな形や過去の発注データに残っている場合があります
届くまでの時期	申請フォームや窓口の案内に、受け取りまでの目安が示されている場合があります
届く場所	在宅勤務の人がどこで受け取るかは、申請フォームの送付先欄や窓口への確認で分かります

表の4項目のうち、最初に見るのは頼む先です。総務がまとめて窓口になっているか、配属先の部署に担当者が置かれているかで、確認する相手が変わります。

次に見るのは記載内容の決まりです。肩書きの書き方や連絡先の表記に、部署ごとのひな形がある場合は、それに沿って入力します。ひな形がない場合は、窓口に直接聞く形になります。

届くまでの時期は、申請フォームや窓口の案内に目安が示されている場合があります。示されていない場合は、依頼を出した窓口に確認する形になります。

届く場所は、出社が前提の人と在宅勤務の人とで分かれることがあります。在宅勤務の人がどこで受け取るかは、次の項目で詳しく見ます。

4項目はどれも、入社時に渡される案内や社内の申請フォームという、すでにある資料から確認できます。新しく何かを調べる必要はありません。

過去の発注データは、総務や配属先が保管している場合と、印刷を頼んだ先にだけ残っている場合があります。過去のデータが残っていれば、記載内容をそろえる段階を短くできます。

4項目のうち1つでも入社時の案内に見当たらない場合は、総務か配属先のどちらかに直接聞く方法があります。窓口が分からないまま依頼を出すと、あとから内容を確認しなおす場面が増えます。

4. 在宅勤務の人が受け取る場所

在宅勤務の人にも、取引先を訪問したり出社日に名刺交換をしたりする場面があります。

名刺の届き先は、申請フォームに書く送付先欄で指定できる場合があります。自宅を届き先にする場合と、出社日にオフィスで受け取る場合があり、どちらにするかは申請の時点で伝えておく形になります。

自宅を届き先にする場合、会社の代表窓口を経由して届く場合と、印刷を頼んだ先から直接届く場合があります。どちらの経路になるかは、窓口に確認すると分かります。

出社日にオフィスで受け取る場合は、出社の予定を窓口に伝えておく必要があります。出社日が決まっていない働き方では、あらかじめ自宅を届き先にしておくほうが受け取りやすくなります。

出社日を固定していない働き方では、自宅を届き先にしておくと、受け取るタイミングを出社の予定と別に調整する必要がなくなります。反対に出社の頻度が高い働き方では、オフィスに届けてもらう形のほうが受け取りやすい場合もあります。

在宅勤務の人が届き先を指定する場面は、これだけではありません。郵送物の届き先を会社に伝える場面は、住所変更の届け出でも同じ窓口を使う場合があります。

届き先をどちらにするかを決めていない場合、依頼を出す段階で窓口に相談することになります。先に決めておけば、依頼を出す段階で迷う場面が減ります。

あわせて読みたい ｜ 住所変更の届け出｜出す先と控え

5. 入れ替わりが起きる場面の数字

名刺を作る場面がいつ生まれるかを、参考の数字とともに見ておきます。

厚生労働省の調査によると、転職入職率は9.7%です＊1。この数字は転職入職率であり、名刺の頼み先を決めるものではありません。

人の出入りがあるため、名刺を作る場面は入社のときだけではありません。異動や中途入社でも、同じように発注の場面が生まれます。

参考の数字はあくまで背景であり、頼み先や届き方を決めるのは、これまでに見てきた案内や申請フォームの記載です。

この参考の数字は年に一度の公表なので、次の発表で数値が変わることもあります。数値が変わっても、頼む先や届き方を確かめる進め方は変わりません。

6. 残りがなくなったときの伝え先

名刺の残りが少なくなったときや、異動が決まったときにも、伝える先を確かめておく場面があります。

残りが少なくなったときに、誰に伝えるかも窓口によって変わります。総務が窓口の場合と、配属先が窓口の場合とで、伝える相手が違います。

総務が窓口になっている会社では、残りが少なくなった時点で総務の担当に伝えると、次の発注につながります。伝えるタイミングは、残りがなくなる前が目安になります。

配属先が窓口になっている会社では、部署の担当に伝えることになります。部署内で発注をまとめている場合は、まとめて頼むタイミングにあわせてもらえることもあります。

異動が決まったときは、異動前に残りの枚数を窓口に伝え、異動後の窓口も確認しておくと、異動後に残りが十分ではない場面を避けやすくなります。

チームに新しいメンバーが配属されたときは、そのメンバー分もまとめて依頼に加える場面があります。窓口へ伝えるタイミングは、配属が決まった時点が目安になり、まとめて頼むことで発注の回数を減らせます。

名刺の伝え先を確認する場面は、入社時に受け取る貸与品を返す場面とも重なることがあります。伝える窓口が同じ担当に集まっている会社もあります。

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7. よくある質問｜発注と届け先

Q1. 名刺の発注先は、総務と配属先のどちらに聞けばよいですか。

A. まずは入社時の案内やイントラの申請フォームを確認します。総務が窓口として書かれている場合と、配属先の部署が窓口として書かれている場合があります。

Q2. 肩書きや連絡先の書き方に決まりはありますか。

A. 部署ごとにひな形が用意されている場合があります。ひな形の有無は、申請フォームや過去の発注を扱う窓口に確認すると分かります。

Q3. 届くまでどれくらいかかりますか。

A. 目安は申請フォームや窓口の案内に示されている場合があります。示されていない場合は、依頼を出した窓口に確認します。急ぎで必要な場合は、依頼を出す時点でその旨を伝えておくと、対応の目安を教えてもらえる場合があります。

Q4. 在宅勤務の場合、名刺はどこに届きますか。

A. 自宅に届く場合と、出社日にオフィスで受け取る場合があります。どちらになるかは、申請時に届き先を伝えているかで変わります。

8. まとめ：頼み先は入社時の案内で分かる

発注先は、総務か配属先の部署のどちらかで、入社時の案内や申請フォームに書かれています。頼む先を確かめる→記載内容をそろえる→依頼を出す→届き先と時期を確かめる、の4段階で進めれば、在宅勤務の人でも異動のときでも、窓口に聞き直す場面を減らせます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省「雇用動向調査」（令和6年）