入社手続きメールの返信｜転職先への例文と社会保険の手続き

入社手続きのメールには、案内へのお礼と入社する旨に、提出する書類の用意と期日の質問を添えて返します。会社から届く案内は、社会保険と雇用保険の手続きに使う書類の依頼が中心です。返信の文面は決まった型で書けるので、そのまま使える例文を先に載せます。

社会保険の届出は会社が出し、本人が用意するのは年金の番号が分かる書類と前職の源泉徴収票です。会社が出す届出の期限と、本人の返信で書くことを分けて読むと、期日の質問をどこに入れるかが決まります。

Relasic（株式会社LASSIC運営）｜リモートワーク対応の転職支援

監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 返信メールに書くことは5つ

入社手続きのメールへの返信には、受け取った旨、入社の意思、用意する書類、分からない点の質問、署名の5つを書きます。社会保険の届出を出すのは事業主、つまり会社です^＊1。本人は、案内された書類を用意して会社へ渡し、期日や方法を質問します。次の例文が、そのまま使える最初の返信です。

件名は元のメールの題名に「Re:」が付いたままにします。メールを新しく作り直すと、人事担当者が前のやり取りと結び付けられなくなるためです。宛名は会社名、部署名、担当者名の順に書きます。

【例文1　最初の返信】「株式会社〇〇　人事部　鈴木様。お世話になっております。山田太郎です。入社手続きのご案内をいただき、ありがとうございます。内容を拝見しました。基礎年金番号通知書またはマイナンバーカードと、前職の源泉徴収票を用意いたします。提出の期日と方法を、ご教示ください。ご不明な点がございましたら、このメールへの返信でお尋ねします。何とぞよろしくお願いいたします。山田太郎（連絡先）」

この例文が挙げる書類は、番号の分かる書類と源泉徴収票の2種類です。会社の案内にほかの書類が並んでいれば、その名前を同じ順に書き写して「用意いたします」と受けます。案内にない書類を本人の側から足す必要はありません。

返信は、案内を読み終えたその日のうちに送るのが自然です。ただし、書類の期日や提出方法が案内に載っていないときは、返信を遅らせずに質問を添えて送ります。質問を後回しにすると、会社側の届出の準備が止まります。

2. 返信してから会社が届出を出すまでの流れ

入社手続きのメールを受け取ってから、会社が社会保険の届出を出すまでは、4つの段階で進みます。本人が動くのは返信と書類の用意の2段階で、届出そのものは会社の手続きです^＊1。

1段階目の受信では、案内に書かれた書類の名前と提出方法を読みます。書類の名前が分かれば、手元にあるかどうかを同じ日のうちに調べられます。基礎年金番号通知書とマイナンバーカードは、どちらか一方が案内される書類です^＊1。

2段階目の返信で、例文1のように受領と入社の意思を伝え、期日と方法を質問します。会社は返信を受けて書類を受け取る日程と担当者を決めるため、返信が遅いと調整もずれ込みます。

3段階目は書類の用意です。コピーを取って送る必要があるかどうかは、会社の案内に従います。前職の源泉徴収票は、手元にない場合に前の会社へ頼む必要があるため、返信のときに所在を調べておきます。

4段階目の届出は、会社が行政機関へ出します。本人が出した書類は、この届出に番号を記入するために使われます。マイナンバーも基礎年金番号も記入がない資格取得届は返戻される、つまり突き返される決まりです^＊1＊2。

3. 書類と届出を出す人の分け方

入社手続きには、本人が会社へ出す書類と、会社が行政機関へ出す届出が混ざっています。メールの案内を読むときは、どちらの話かを分けると返信の中身が決まります。

入社手続きで出る書類と届出を、出す人ごとに分けた表

書類・届出	出す人	期限・扱い
健康保険・厚生年金保険の資格取得届	会社（事業主）	事実発生から5日以内＊1
基礎年金番号通知書（年金手帳）またはマイナンバーカード	本人	会社へ。マイナンバーカードは提示のみ＊1
雇用保険の資格取得届	会社（事業主）	被保険者となった日の属する月の翌月10日までに、事業所を管轄するハローワークへ＊3
雇用保険被保険者証	ハローワークが交付	原則、事業主を通じて本人へ＊3
前職の源泉徴収票	本人	年末調整のため会社へ。確認できないと本人が確定申告＊5

表の「出す人」が会社になっている行は、本人から返信で伝えることがありません。期限は会社側の期限です。本人が書類を会社へ渡す日は、この表の期限ではなく、会社のメールに書かれた日です。

5日以内の数え始めは、資料に「事実発生から」と書かれています^＊1。入社日と同じ日とは書かれていないので、会社に日付を聞かれたときも、入社日が起算日だと決めつけずに会社の案内に従います。

4. 場面ごとの返信例文

最初の返信のほかに、書類の期日を聞き返す場面と、書類がすぐに出せない場面があります。どちらも、元のメールに返信する形で書きます。

【例文2　期日を聞き返す返信】「株式会社〇〇　人事部　鈴木様。お世話になっております。山田太郎です。先日のご案内について、1点だけ質問させてください。基礎年金番号通知書の提出日が、案内に書かれていませんでした。いつまでにお渡しすればよいか、ご教示いただけますと幸いです。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」この例文は質問を1つに絞っているので、会社が答えやすい形です。

【例文3　前職の源泉徴収票がまだ手元にないとき】「株式会社〇〇　人事部　鈴木様。お世話になっております。山田太郎です。前職の源泉徴収票を、現在、前の会社に依頼中です。届き次第、お送りします。ほかの書類は、ご案内の方法で用意する予定です。」前職の源泉徴収票は、年末調整で前の会社の給与を確認するために使います^＊5。確認できないと年末調整は行われず、本人が確定申告で精算する決まりです^＊5。入社した年の年末までに間に合うかどうかは、会社へ早めに伝えておくと安心です。

労働条件通知書をメールで受け取りたいときは、返信の中にその希望を1文で書きます。労働基準法施行規則は、労働条件の明示を書面の交付と定め、労働者が希望した場合にだけ電子メール等でもよいとしています^＊4。ただし電子メール等は、労働者が記録を出力して書面を作成できるものに限る決まりです^＊4。希望を伝える一文は、「労働条件通知書は、メールで送っていただけますと助かります」の形で足ります。

例文はどれも、「お世話になっております」で始まり、名前と連絡先で終わる構成です。件名は変えず前の文面を引用したまま残すと、人事担当者が経緯をさかのぼれます。署名には、氏名と電話番号、メールアドレスを入れておきます。

メールの末尾に添付ファイルを付けるときは、本文の中でファイル名を書いておきます。マイナンバーカードの画像を添付で送るかどうかは、会社が案内で決めることです。案内で決まっていなければ、例文2のように質問します。

あわせて読みたい ｜ 入社手続きは中途採用で何が変わる？初日までに出す書類

5. 会社が出す届出の期限と返信で伝えること

健康保険・厚生年金保険の資格取得届は、事業主が事実発生から5日以内に出します^＊1。この届出には、マイナンバーか基礎年金番号の記入が必要です。どちらも未記入の届出は返戻されるので、会社は入社前の早い時期に本人へ番号の確認を求めます^＊1＊2。

そのため、返信で番号の分かる書類を用意すると伝えておくと、会社側の準備が進みます。基礎年金番号を持つ人は、マイナンバーか基礎年金番号のどちらかを記入する決まりです^＊2。どちらを出すかは、案内された書類の名前に合わせます。

雇用保険の資格取得届は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までに、事業所を管轄するハローワークへ出されます^＊3。この届出も会社が出す手続きです。雇用保険被保険者証または資格取得等確認通知書は、原則としてハローワークから事業主を通じて本人へ交付されます^＊3。

つまり、雇用保険の届出に関して本人が返信で書くことは、案内された書類があれば用意すると伝える一文と、被保険者証を受け取りたい旨だけです。雇用保険で本人が会社へ出す書類の一覧は、会社ごとの案内に書かれているので、メールの案内を上から読んで同じ名前で返します。

引越しを伴う転職では、住所の変更についても入社前に会社へ伝えます。住所変更の届け出先と控えの取り方は、別の記事にまとめています。

あわせて読みたい ｜ 住所変更の届け出先｜転職と引越しで出す書類と控えの取り方

6. よくある質問

Q1. 入社手続きのメールにはいつまでに返信しますか

A. 返信の期日は、案内メールにある日付に従います。期日が書かれていないときは、案内を読み終えた時点で、期日を質問する返信を送ります。返信の期日そのものは、公的な資料に定めがありません。

Q2. 返信には何を書きますか

A. 案内へのお礼と入社の意思に、用意する書類と期日の質問を添えます。最初の返信は例文1の形です。

Q3. 本人が会社へ出す書類は何ですか

A. 基礎年金番号通知書（年金手帳）またはマイナンバーカードと、前職の源泉徴収票です^＊1＊5。案内にほかの書類があれば、その名前のとおりに用意します。

Q4. 健康保険と厚生年金の届出はいつまでに出されますか

A. 会社が出す届出で、期限は事実発生から5日以内です^＊1。出すのは会社で、本人ではありません。

Q5. 労働条件通知書はメールで受け取れますか

A. 労働者の希望があれば、電子メール等で受け取れます^＊4。ただし、出力して書面にできる方法が条件です^＊4。希望は、返信の中で1文にして伝えます。

Q6. 前職の源泉徴収票が見つからないときはどうしますか

A. 前の会社へ再発行を頼み、見つからない旨を返信で会社へ早めに伝えます。確認できないと、年末調整の代わりに本人が確定申告をします^＊5。

7. まとめ：返信は短く書き書類は会社の案内の名前で用意する

返信の文面は、例文1を元のメールの宛名と書類の名前に書き換えれば使えます。期日が案内に無ければ、例文2の形で1つだけ質問します。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 就職したとき（健康保険・厚生年金保険の資格取得）の手続き（日本年金機構）
＊2 「健康保険（船員保険）・厚生年金保険被保険者資格取得届」には個人番号（マイナンバー）を必ず記入してください（日本年金機構）
＊3 雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！（厚生労働省）
＊4 労働基準法施行規則 第5条（e-Gov法令検索）
＊5 No.2674 中途就職者の年末調整（国税庁タックスアンサー）