退職願の印鑑はシャチハタでいい？認印との違い

退職願の印鑑をどうするかで、手が止まることがあります。机の引き出しにあるのがシャチハタだけ、という人も珍しくありません。押していいのかどうかを、封をする前に決めておきます。

押すのは朱肉を使う認印です。シャチハタはゴムの印面なので、押す力によって形が変わります。会社が様式と押す場所を指定しているなら、その案内のほうが優先です。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 印鑑は認印で足りる

退職願に押す印鑑は、会社の指定が無ければ認印で足ります。実印や銀行印を持ち出す必要はありません。避けたいのはシャチハタです。ゴムの印面は押す力で形が変わり、同じ印影になりません。朱肉を使う印なら、文具店の既製品でも構いません。

そもそも、退職願の印鑑について定めた法律はありません。民法は、契約の成立に書面などの方式を要しないと定めています＊2。退職の申し入れも、書面の形まで法律で決められてはいません。それでも多くの人が押すのは、社内の慣習として続いてきたからです。

ただし、押印欄のある様式を配る会社はいまも多くあります。求めるのは、記録として残すためでした。会社は退職願を人事の書類として保管し、退職日の根拠にします。印影があれば、本人が出したものだと後から示せます。

様式に押印欄が刷られている場合は、欄の中へ収まるように押してください。欄からはみ出すと、書類を読み取る機械が名前を拾えないこともあります。欄そのものが無い様式なら、氏名の下か右に1か所で足ります。

一方、電子の様式で受け付ける会社も出てきました。電子署名法は、一定の要件を満たす電子署名に、手書きの署名や押印と同じ効力を認めています＊1。会社がその仕組みを用意しているなら、紙に押す作業そのものがありません。人事に一度たずねておくと、紙と電子のどちらで出すかがはっきりします。

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2. 登録する印と登録しない印

印鑑は、市区町村や銀行に登録したものと、登録しないものに分かれます。そこへ朱肉を使うかどうかを重ねると、4つに整理できました。

実印は、住んでいる市区町村へ登録した印です。登録すると印鑑登録証明書が取れるようになり、不動産の売買や自動車の登録で求められます。彫り方にも決まりがあり、フルネームか名字を彫った1本を届け出ます。退職願にここまでの重さは要りません。

銀行印は、口座を作るときに届け出た印です。実印と同じく、届け出た1本だけを保管して使います。日常の書類に持ち出すことはありません。紛失すると口座の手続きが止まるため、印鑑ケースに入れて別に置く人が多いでしょう。

そのため、日々の押印に使うのが認印です。届け出をしていない印を指し、荷物の受け取りから社内の書類まで幅広く使われています。既製品でよく、名字が彫られていれば用は足ります。退職願に押すのも、この認印でした。

ただし、シャチハタも分類の上では認印に入ります。届け出をしていない点は同じだからです。それでも退職願には向きません。印面の材質が違うからです。

印を何本もそろえる必要はありません。実印を認印の代わりに使う人もいますが、日常の書類で持ち出すと紛失の危険が上がります。退職願の印鑑は、既製品の認印を1本用意すれば足りました。実印と銀行印は、届け出たときのまま手元で保管しておきます。

3. 認印とシャチハタは印面の材質が違う

認印の印面は、柘植や水牛の角、樹脂といった硬い材料で彫られています。硬いので、押す力が多少変わっても輪郭はほぼ同じに出ます。そのため、同じ印影として扱えます。何度押しても同じ形になることが、本人の印として使える条件でした。

一方、シャチハタの印面はゴムです。強く押せば太く、軽く押せば細く出ます。同じ印を使っても印影が毎回わずかに違うため、本人の印としては扱いにくくなります。役所が受け付けないのは、この一点が大きいためでした。

インクにも差があります。シャチハタは本体に染料のインクを入れており、日が当たる場所では色が薄くなります。朱肉は顔料なので、時間がたっても色が残りやすいという違いが出ました。長く保管する書類ほど、この差が効いてきます。

そのため、役所や銀行はゴムの印を断ります。退職願は法律で様式が決まった書類ではありません。それでも社内の記録として数年は残ります。退職願の印鑑も朱肉を使うものにそろえておくと、後で困りません。

なお、シャチハタは商品の名前から広まった呼び方です。正式には浸透印と呼び、本体にインクをしみ込ませた印を指します。文具店では浸透印の名前で並んでいることもあります。

買い替えるときは、彫り方にも目を向けてみてください。機械で彫った印は同じ形のものが出回りやすく、手で彫った印は1本ごとに形が違います。退職願に押すだけなら機械彫りで差し支えありません。実印を新しく作るときに、手彫りを選ぶ人もいます。

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4. 印を選んでから封をするまで

印は名字だけのもので構いません。フルネームの印を持っている人は少なく、会社も名字の印で受け取っています。名字が読めるかどうかだけ見ておいてください。欠けている印や、朱肉が固まって出ない印は先に替えます。

押す場所は、氏名のすぐ下か、氏名の右です。名前の最後の字から半文字ほど離すと、字に重なりません。押印欄が刷られている様式なら、その枠の中へ収めます。縦書きの退職願なら氏名の下、横書きなら氏名の右が収まりやすいでしょう。

机の上で直接押すと、下が硬いぶん輪郭が欠けます。コピー用紙を1枚下に敷くと、印面が紙になじんで全体が出ました。押したあとは1分ほど置いてから3つ折りにします。乾く前に折ると、向かい合った面に朱肉が移ります。

ただし、にじんでしまったときは押し直しません。二重線や訂正印で直すと、原本かどうかを見分けにくくなります。用紙から書き直すほうが早く、結局は手間も少なく済みました。予備の用紙を1枚多めに印刷しておくと慌てずに済みます。

封筒へ入れる前には、押した印影をもう一度見ておきたいところです。かすれていないか、名字が読めるかの2点で足ります。3つ折りの折り目が印影にかかっていないかも、あわせて見てください。

5. 押印のほかに本人だと示す方法

書面で本人だと示す方法は、押印だけではありません。自分の字で名前を書く署名と、印刷した氏名に印を押す記名押印の2つがあります。退職願はどちらの形でも通ります。手書きの署名があれば、押印が無くても受け取る会社は多いでしょう。

そのため、印が手元に無いときは署名だけで出す手もあります。氏名を自分の字で書き、提出日と所属を添えます。会社の様式に押印欄があるなら、そこは空けずに人事へ一言たずねてください。

電子で出す場合は、電子署名が押印の代わりになります。電子署名法では、要件を満たす電子署名が付いた文書を、本人が作成したものとして扱います＊1。会社が契約や届出を電子にしているなら、退職願も同じ仕組みで出せることがあります。

実際、退職願の扱いは会社ごとに違いました。紙で出すよう決めている会社もあれば、社内の申請システムで完結する会社もあります。どの形にしても、退職日と提出日がはっきり残ればそれで足りました。

署名と押印を両方そろえなければならない決まりもありません。欄が用意されているなら署名と押印の両方、無ければどちらか一方で通ります。迷ったら両方そろえておけば、受け取ってもらえます。

最後に、上長へ渡す前に総務へ一度聞いてください。総務は退職の書類を扱い慣れているので、自社の形をすぐ教えてくれます。聞いてから作れば、出し直しになりません。

6. 書類ごとに使える印鑑

転職の前後では、退職願のほかにも押印を求められる書類が出てきます。どの印を出すかは、書類ごとに違いました。

転職の前後で押す書類と印鑑

書類	使う印鑑	そのほかに要るもの
退職願・退職届	認印	会社の様式に指定があればそれに合わせる
雇用契約書	認印	電子で結ぶ会社では電子署名になる＊1
雇用保険や年金の届出	認印	本人が書いた欄は押印を省ける場合がある
身元保証書	保証人の実印	印鑑登録証明書を添えるよう求められることがある
住宅の賃貸借契約	実印	市区町村が出す印鑑登録証明書

入社の手続きでは、会社が用意した書類に押す場面が続きます。ほとんどは認印で通るため、1本を手元に置いておくと途中で止まりません。朱肉も小さいものを1つ持っておくと、外出先でも押せました。

実印が出てくるのは、保証人を立てる書類と住まいの契約です。印鑑登録証明書は、市区町村の窓口かコンビニで取れます。発行から3か月以内のものを求められることが多いでしょう。保証人を家族に頼むなら、日数に余裕を見てください。

なお、厚生労働省が公開しているモデル就業規則では、退職する人は少なくとも14日前までに届け出ると定めています＊3。押印より先に、自分の会社の就業規則で退職の条項を読んでおいてください。期限と退職日が合っていれば、あとは印を押すだけです。

押印の場面は、入社日が近づくほど増えます。書類をまとめて渡されることもあるので、認印と朱肉、黒のボールペンを一緒にしておくと手が止まりません。押した書類は、提出する前に控えを写真で残しておくと、後から中身を見返せました。

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7. よくある質問（Q&A）

Q1. 認印を持っていません

A. 文具店や100円ショップの既製品で足ります。名字が読めるものを選んでください。

Q2. シャチハタで押してしまいました

A. 社内で指定されていなければ、そのまま受け取られることがほとんどです。気になるなら、朱肉の印で押した用紙をもう1枚渡します。

Q3. 押印欄が無い様式ではどこに押しますか

A. 氏名のすぐ下、または右側です。字に重ならない位置であれば、多少ずれていても差し支えありません。

Q4. にじんだ印影は訂正印で直せますか

A. 直さずに用紙から書き直してください。訂正の跡が残ると、原本として扱ってもらえないことがあります。

Q5. 電子の様式で出す場合も押印しますか

A. 会社が電子署名の仕組みを使っているなら、紙に押す必要はありません＊1。

Q6. 退職の時期を先に相談できますか

A. 在職中でも相談できます。退職日と入社日をそろえる進め方も一緒に考えます。

8. まとめ：朱肉の認印を氏名の下に押す

印を1本用意すれば、退職願はそのまま出せます。押したあとは朱肉が乾くのを待ってから折り、封筒へ入れてください。退職日は、就業規則の期限と合わせて決めます＊3。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 法務省「電子署名法の概要と認定制度について」（2026年確認）
＊2 e-Gov法令検索「民法」第522条・第627条（2026年確認）
＊3 厚生労働省「モデル就業規則について」（2026年確認）