退職願を郵送する時の封筒はどう書く？添え状の例文

退職願を手渡しできないときは、郵送で出せます。使う封筒は白の無地で、中が透けない二重のものを選んでください。宛名は会社の代表者か直属の上長のどちらかで、社内の慣行に合わせました。

郵送では、会社に届いた日が申し入れをした日になります。期間の定めのない契約なら、そこから2週間で雇用が終わると法律で決まっています＊1。届くまでの日数を見込み、投函する日を逆算してください。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 郵送で使う封筒の選び方

退職願を郵送するときは、白の無地で二重の封筒を使います。茶封筒は事務の書類に使うもので、改まった書面には向きません。大きさは長形3号が扱いやすく、A4の用紙を3つ折りにするとちょうど入りました。中が透けない二重のものなら、宛名を書いた面から文字が読めることもありません。

まず、封筒を二重にすることと、中袋を使うことは別の話です。退職願を小さい封筒へ入れ、それを送る封筒に入れる方法もありますが、郵送では1通にまとめて構いません。中袋を使うなら、白の長形4号を選びます。

そのため、用意するものは封筒と用紙が2枚ずつです。封筒は送る用と、必要なら中袋の分。用紙は退職願と添え状で、どちらもA4の白い紙で足りました。文具店で売っている退職願の用紙を使っても構いません。

書くときは、黒のボールペンか万年筆を使います。消せるボールペンは熱で文字が消えることがあるため避けてください。鉛筆や修正液も同じ理由で使いません。

実際、手渡しできない事情は人によって違いました。体調を崩して出社できない、上長が長期の出張に入っている、勤務地が離れているといった場面です。どの理由でも、郵送そのものが失礼になることはありません。

封筒の大きさは、入れる紙の折り方で決まります。A4を3つ折りにするなら長形3号、2つ折りで入れたいなら角形2号です。折らずに送ると封筒が大きくなり、料金も上がりました＊2。

退職願と退職届の呼び分けにも触れておきます。退職願は会社の承諾を求める形、退職届は辞めると伝える形で、承諾までは取り下げられるかどうかが変わりました。郵送の作法はどちらも同じですが、どちらを送るかは先に決めておきます。

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2. 表と裏に書くもの

封筒の表と裏で、書く内容が分かれます。

表の宛名は、直属の上長に出すか会社の代表者に出すかで変わります。社内の手続きで人事へ提出する決まりなら、人事部長宛でも構いません。迷ったときは、就業規則の退職の条項を見ます。

一方、裏の書き方は共通です。住所と氏名は封筒の下半分に寄せ、投函する日付を左上か右上に入れました。封をしたら、閉じ目に〆と書いて封じたことを示します。

敬称の使い分けにも気をつけます。会社宛なら御中、個人宛なら様で、両方を重ねて書くことはありません。「株式会社◯◯御中 △△様」のような書き方は、どちらか一方に直します。

住所は都道府県から書きます。会社の住所は名刺やウェブサイトに載っていますが、支店ではなく本社宛にするかは提出先で変わりました。上長宛なら、その人が勤める事業所の住所です。

封筒の表に社名を書くときは、行の中央にそろえます。宛名は社名より少し大きめの字で書くと、受け取った側が誰宛かをすぐ読み取れました。文字が右へ寄ると窮屈に見えるので、左右の余白を先に決めます。

3. 添え状に書く3つ

退職願だけを封筒に入れて送ると、受け取った側は用件を読み取れません。添え状を1枚重ねて、送った理由を短く伝えます。手渡しできない事情があるなら、その一文も入れておきました。

書くのは3つです。第一に退職願を同封したこと、第二に退職を希望する日、第三に引継ぎをどう進めるかの意向。長く書く必要はなく、A4の用紙に7行から10行で収まります。

実際、添え状の有無で受け取った側の動きが変わりました。引継ぎの意向が書いてあれば、上長はその日程から相談を始められます。何も書かないと、まず事情をたずねる連絡から始まってしまいます。

そのため、連絡が取れる時間帯も一行添えてください。在職中で日中に電話へ出られないなら、そのことを書いておけば行き違いが減りました。書面の最後に、自分の電話番号とメールアドレスを入れます。

文面は定型で構いません。「このたび一身上の都合により、退職願を同封いたします」から始め、希望する退職日を書きます。最後に引継ぎの意向と連絡先を置けば、全体が10行以内に収まりました。

添え状の宛名は、封筒の宛名とそろえます。封筒が代表者名なのに添え状が上長名だと、どちらへ出したのかが読み取れません。日付も、退職願・添え状・封筒の3枚で同じ日にそろえておきます。

例文を1つ置いておきました。「このたび一身上の都合により、令和8年10月31日をもって退職いたしたく、退職願を同封いたします。引継ぎは9月中に着手し、後任の方が決まり次第ご相談させてください」。日付と引継ぎの意向が入っていれば、この長さで足ります。

4. 郵送で決める3つの日付

郵送のときは、3つの日付を先に決めます。

民法は、期間の定めのない雇用契約について、申し入れから2週間で終了すると定めています＊1。郵送では、この2週間を会社に届いた日から数えます。投函した日を起点に計算すると、希望する退職日が前へずれてしまいます。

そのため、普通郵便なら中1日から2日の余裕を見ておきました。急ぐときは速達を使い、受け取りの記録を残したいなら簡易書留を選びます＊2。料金は郵便局の料金表に載っています＊2。

なお、就業規則に「1か月前までに申し出ること」と書かれている場合もあります。その日数と2週間の差は、引継ぎの相談に使う幅として扱いました。退職日を決める前に、就業規則の条項を読んでおいてください。

3つの日付が決まれば、あとは投函するだけです。先に決めるのは退職を希望する日で、そこから届く日、投函する日の順に引き算します。順番を逆にすると、2週間に届かない日程になりがちです。

郵便が届く日数は、差し出す地域と宛先で変わります＊2。同じ都道府県なら翌日か翌々日、遠方なら3日ほど見ておくと安全でした。土日や連休をまたぐなら、その分も足してください。

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5. 送り方の選び方

送り方によって、記録の残り方と日数が変わります。

【表1】退職願を送るときの3つの方法

送り方	記録	向いている場面
普通郵便	残らない	退職日まで日数に余裕がある
速達	残らない	退職日が近く、早く届けたい
簡易書留	引き受けと配達の記録が残る＊2	届いたかどうかを残したい
レターパック	追跡の記録が残る＊2	添え状と一緒に厚みがある場合

記録を残すかどうかで選びます。届いたかどうかで話が食い違う心配があるなら、簡易書留が向いています＊2。日付の証明まで要る場合は内容証明という方法もありますが、退職願では重すぎることが多いでしょう。

つまり、多くの場合は普通郵便か簡易書留の二択です。退職日まで1か月以上あるなら普通郵便で足ります。2週間を切っているときは、速達を足して届く日を早めました＊2。

レターパックを使う手もあります。追跡の記録が残り、厚みのある同封物も入るためです＊2。ただし封筒の見た目は事務用に近いので、改まった形にしたいなら白封筒と簡易書留の組み合わせにします。

会社が受け取ったあとの流れも見ておきます。郵便物は総務や人事で開封されてから上長へ回ることが多く、その分だけ時間がかかりました。「親展」と書いておけば、本人以外が開ける前に渡る可能性が上がります。

6. 投函する前に見る4点

封をする前に、4つだけ見ます。

4点のうち3点は、封をする前にしか見られません。封をしてから気づくと、封筒を書き直すことになります。中身を入れたら、封じる前に一度並べて数えてください。

控えを残すのは、あとで内容を聞かれたときのためです。写真で撮っておけば、退職日や出した日をすぐ答えられました。原本は会社へ渡るので、手元には残りません。

投函したあとは、上長へ一報を入れておきます。郵便が届く前に本人から知らせがあれば、受け取った側も心づもりができます。電話がつながらない場合は、短いメールで足りました。

写しを残すときは、封筒の表も撮っておきます。宛名と日付が写っていれば、いつどこへ出したかを後から説明できました。簡易書留なら、受け取りの控えも一緒に保管します＊2。

投函する前に、退職願の日付をもう一度見ます。書いた日と投函の日が離れていると、受け取った側は届いた日を基準に数えるためです。日をまたいでしまったら、日付を書き直してから送ります。

7. よくある質問（Q&A）

Q1. 退職願は郵送で出しても問題ありませんか

A. 問題ありません。ただし届いた日が申し入れの日になるため、退職を希望する日から逆算して投函します＊1。

Q2. 封筒は茶色でもよいですか

A. 白の無地を使います。茶封筒は請求書などの事務用で、退職の書面には合いません。

Q3. 宛名は誰にしますか

A. 直属の上長か会社の代表者です。就業規則に提出先が書かれていれば、それに従ってください。

Q4. 添え状は必要ですか

A. 付けたほうが伝わります。退職願を同封したこと、希望する退職日、引継ぎの意向の3つを短く書きます。

Q5. 普通郵便と簡易書留のどちらがよいですか

A. 届いたかどうかを残したいなら簡易書留です＊2。日数に余裕があるなら普通郵便でも足ります。

Q6. 退職願と退職届のどちらを送りますか

A. 承諾を待つなら退職願、意思を伝えるだけなら退職届です。郵送の作法はどちらも変わりません。

Q6. 退職の時期を相談できますか

A. 求職者の登録と利用は無料です＊3。

8. まとめ：白の二重封筒に添え状を重ねる

封筒と添え状がそろえば、あとは送り方を選ぶだけです。退職日まで日数が無いときは速達を足します＊2。投函したその日に上長へ一報を入れておくと、行き違いが起きません。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 e-Gov法令検索「民法」第627条（2026年確認）
＊2 日本郵便「国内の料金表」（2026年確認）
＊3 リラシク よくあるご質問（登録料金・在職中の登録）（2026年確認）