内定承諾後の辞退｜伝える手順と転職の例文

内定を承諾したあとに事情が変わり、入社を辞退したいと考える場面があります。選考の途中で断る場合と違い、承諾後はすでに入社日や引き継ぎの調整が始まっていることもあり、誰にどの順番で伝えるかによって、そのあとのやり取りのしやすさが変わります。伝える相手、電話とメールの使い分け、入社日が近いときの対応、損害賠償を持ち出された場合の考え方まで、内定承諾後の辞退を決めたときに確認しておきたい点を整理します。

厚生労働省の調査では転職入職率は9.7%です＊1。転職にともなって予定が変わること自体は珍しくなく、内定承諾後の辞退も、伝える順番と方法を守れば、大きな問題にはなりません。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 内定承諾後の辞退は担当者に直接伝えます

内定承諾後の辞退を決めたら、まず内定を出した企業の採用担当者に直接連絡します。厚生労働省の調査では転職入職率は9.7%となっており＊1、承諾したあとに事情が変わって転職の判断を見直すこと自体は珍しくありません。連絡先は内定通知や承諾の際にやり取りしたメールに記載されています。電話をかけて意思を伝えたうえで、同じ内容をメールでも送り、記録として残します。

辞退の連絡で最初に決めるのは、伝える相手です。連絡先は、内定通知や承諾の返信でやり取りした採用担当者です。人事の代表番号しか分からない場合は、代表番号にかけて内定を承諾した氏名を伝え、担当者につないでもらいます。

転職エージェントを通じて応募していた場合は、企業だけでなく、担当のエージェントにも合わせて伝えます。エージェントに先に相談してから企業へ連絡する順番のほうが、話がこじれにくくなります。

電話は、担当者と直接話せる連絡手段です。声の調子まで伝わるため、詫びの気持ちも合わせて伝えやすくなります。メールだけで済ませると、担当者が内容を確認するまで時間がかかり、入社日が近い場合は対応が遅れる原因になります。

電話をかけたあとは、同じ内容をメールでも送ります。日時や担当者の名前、伝えた内容を書面に残しておくと、あとで内容の食い違いが起きにくくなります。

内定承諾後にマイナンバーや給与振込先の情報など、入社に向けた書類をすでに提出している場合があります。辞退の連絡と合わせて、それらの書類を返却してもらうか、破棄してもらうかも確認しておくと、あとで気になる点が残りません。

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2. 入社日までの日数で対応が分かれます

内定承諾後の辞退を決めた時点で、入社日までにどれくらいの日数が残っているかによって、対応の急ぎ方が変わります。

入社まで日数がある場合は、電話で辞退の意思を伝えたあと、落ち着いてメールを送る時間があります。担当者も入社に向けた準備をやり直す時間を確保しやすくなります。

入社日が数日後に迫っている場合は、気づいた時点ですぐに電話をかけます。担当者はすでに配属先の受け入れ準備や、初日の予定を組んでいる可能性があるため、連絡が遅れるほど調整の負担が増えます。

貸与物がある場合、返却の方法は入社日までの日数によって変わります。日数があれば郵送で間に合いますが、直前であれば持参や宅配便の速い方法を担当者と相談します。

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3. 内定承諾後に事情が変わる理由はいくつかあります

辞退が起こる理由は、主に3つに整理できます。1つは、他社の選考結果があとから出て、より条件の良い内定を得た場合です。2つ目は、提示された雇用条件が求人票や内定通知の内容と異なることに、承諾後に気づいた場合です。3つ目は、転居や介護など、生活の事情が承諾後に変わった場合です。

総務省の調査では、2025年の転職者数は330万人でした＊2。転職の意思決定に関わる人の数はそれだけ多く、承諾したあとに事情が変わる出来事も、特別な例外ではありません。

事情が変わった理由をどこまで詳しく伝えるかは、状況によって判断が分かれます。他社からより良い条件を提示された場合は、理由をぼかさずに伝えたほうが、担当者も納得しやすくなります。一方、家庭の事情のように詳細を伝えにくい理由は、「家庭の事情により」とだけ伝え、深く聞かれても答えられる範囲で答えればかまいません。

内定承諾後の辞退を決めた場合、次に必要になるのは新しい応募先を探すことです。リモートワーク対応の求人であれば、居住地を変えずに応募先の選択肢を広げられます。

転職エージェントを利用していた場合、辞退の連絡が終わったあとも、担当のエージェントに希望条件を伝え直せば、次の求人紹介につなげてもらえます。エージェントを通さずに直接応募していた場合は、辞退の連絡が完了した時点で、次の応募先を自分で探し始めることになります。

4. 状況ごとの対応を表で確認します

内定承諾後の辞退を伝える際の対応を、入社日までの日数ごとに整理します。

【表1】辞退の連絡方法と優先すること

状況	連絡手段	優先すること
承諾からまだ日数がある場合	電話で伝えたあとにメールで記録を残す	返却物や必要書類を余裕をもって準備する
入社日まで1〜2週間の場合	電話を最優先にしその日のうちにメールも送る	担当者と返却方法をすぐに調整する
入社日が数日後に迫っている場合	担当者に直接電話し訪問できるか申し出る	貸与物があれば返却の日程をその場で決める

表のとおり、連絡手段そのものは電話とメールの組み合わせが基本で、状況によって大きく変わるわけではありません。変わるのは、電話をかける速さと、メールを送るタイミングです。

貸与物や書類がある場合、返却の方法は入社日までの日数に合わせて決めます。日数があれば郵送で済みますが、直前であれば担当者と相談し、早く届く方法に切り替えます。

5. 伝える手順を5つの流れで進めます

内定承諾後の辞退は、決めた時点からの連絡の速さが結果を左右します。事情が変わったと気づいたら、当日のうちに連絡することが基本です。

電話では、辞退する旨とその理由の範囲を簡潔に伝えます。長々と事情を説明する必要はなく、要点を伝えたうえで、詫びの言葉を添えれば十分です。

メールには、電話で伝えた日時と内容を簡潔に書きます。担当者が社内で報告する際、書面があると手続きが進めやすくなります。

貸与物がある場合は、返却の方法と時期を早めに相談します。まだ受け取っていないものがあれば、送付を止めてもらえるかどうかも合わせて確認します。

6. 辞退を伝える例文を用意します

内定承諾後の辞退を、電話で伝えたあとに送るメールの例文を紹介します。社名と氏名は伏せ字にしているので、自分の状況に合わせて書き換えてください。

電話で伝えたあとに送るメールは、上の5つの項目をまとめる形で書きます。先に電話で要点を伝えているため、メールの文章自体は短くてかまいません。

件名：内定辞退のご連絡（氏名）
〇〇株式会社
採用ご担当　〇〇様

〇〇と申します。
先ほどはお電話でお伝えいたしましたとおり、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

一度は承諾させていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

お預かりしている書類等がございましたら、返却の方法をご指示いただけますと幸いです。

このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
重ねてお詫び申し上げます。

〇〇（氏名）

一般労働者の平均年齢は44.4歳です＊3。年齢や社会人経験の年数に関わらず、辞退を伝える文面の基本は変わりません。件名で用件が分かるようにし、辞退の意思とお詫びを先に書き、返却物の確認で締めます。

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7. よくある質問（Q&A）

Q1. 内定承諾後の辞退はいつまでに連絡すればよいですか？

A. 事情が変わったと分かった時点で、できるだけ早く連絡します。入社日が近づくほど担当者側の調整の負担が増えるため、先延ばしにする理由はありません。

Q2. 辞退の連絡は電話とメールのどちらで伝えればよいですか？

A. 電話で先に伝え、同じ内容をメールでも送る方法が基本です。電話だけでは記録が残らず、メールだけでは伝わるまでに時間がかかるため、両方を組み合わせます。

Q3. 辞退の連絡で損害賠償を求められることはありますか？

A. 求められるかどうかは個別の事情によって異なり、ここで断定的な判断はできません。実際に持ち出された場合や対応に不安がある場合は、厚生労働省の総合労働相談コーナーのような公的な窓口に相談できます＊4。

Q4. 辞退を伝えるとき理由はどこまで詳しく話す必要がありますか？

A. 詳しい説明は必須ではありません。「一身上の都合」や「家庭の事情」といった範囲で伝え、深く聞かれた場合も、答えられる範囲で答えれば十分です。

Q5. 辞退を伝えたあと次の転職活動はどう進めればよいですか？

A. 辞退を伝え終えたら、次の応募先を探す段階に移ります。リモートワーク対応の求人であれば、居住地を変えずに応募先の選択肢を広げられます。

Q6. マイナンバーなど入社に向けて提出済みの書類はどうなりますか？

A. 辞退の連絡と合わせて、提出済みの書類を返却してもらうか破棄してもらうかを確認します。個人情報に関わる書類なので、扱いを曖昧にせず担当者に直接確認しておきます。

8. まとめ：内定承諾後の辞退は速さと形の両方が大事です

辞退は、伝え方より先に、誰にいつどう伝えるかを決めることが土台になります。電話とメールを組み合わせ、入社日までの日数に応じて対応を調整すれば、承諾したあとの判断であっても、担当者とのやり取りを大きく崩さずに進められます。次の一歩は、辞退を終えたあとに応募する求人を探すことです。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省「令和6年雇用動向調査結果の概況」（2025年公表）
＊2 総務省「労働力調査（詳細集計）2025年平均結果」（2026年公表）
＊3 厚生労働省「令和7（2025）年賃金構造基本統計調査の概況」（2026年3月公表）
＊4 厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」