同じ作業が続くとき｜変えられる箇所を分ける

同じ作業が続くと感じる場面では、飽きたかどうかを考える前に、その作業のどこが手順どおりで、どこに判断が入るのかを分けることができます。ここでは、同じ作業の中身を切り分ける観点と、変えられる箇所を相談先ごとに整理する方法を見ていきます。

同じ作業について最初に切り分けたいのは、どこが変えられて、どこが変えられないかです。手順と判断を分けて見ると、次の一歩が見えてきます。

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1. 同じ作業が続くときは、変えられる箇所を分けられます

同じ作業が続くときは、飽きたかどうかを考える前に、その作業のどこが手順どおりで、どこに判断が入るのかを分けられます。変えられる箇所が見えたら、書き出したうえで勤務先の上長に相談するという進め方があります。

同じ作業が続くと感じる場面では、続けるかどうかを考える前に確かめられることがあります。

確かめられるのは、その作業のうち、手順どおりに進む部分と、判断が入る部分がどこにあるかです。

手順どおりの部分は、進め方を変える余地が小さくなります。判断が入る部分は、進め方を変えられる余地が残っています。

手順どおりの部分と判断が入る部分は、どちらか一方だけで作業全体ができているわけではなく、同じ作業のなかで並んで存在しています。どちらの割合が大きいかは、担当する内容によって変わります。

手順どおりの部分と判断が入る部分は、日によって入れ替わることもあります。固定した分類ではなく、そのときどきで確かめる前提で見ておけます。

この先では、手順と判断の混ざり方、切り分ける観点を表にした整理、進め方の対比、働き方の前提を示す数値、書き出す型、よくある質問という順に見ていきます。

2. 手順どおりに進む部分と、判断が入る部分は混ざっています

同じ作業のように見えても、内訳をたどると、決まった手順で進む部分と、そのつど判断が入る部分が混ざっています。

手順で進む部分は、順序や入力の形式があらかじめ決まっている部分です。担当者が変わっても、進め方はほとんど変わりません。

判断が入る部分は、状況によって選び方が変わる部分です。同じ作業に見える場面でも、判断の基準を誰が持っているかによって、進め方を変えられる余地があります。

この2つを分けずに眺めると、作業全体が同じ形に見えます。分けてから見ると、変えられる箇所と、変えにくい箇所の境目が見えてきます。

たとえば、決まった形式で記録を入力する部分は、手順で進む部分にあたります。どの記録を先に処理するかを選ぶ部分は、判断が入る部分にあたります。

1つの作業のなかに、この2つが同時に含まれている場面もあります。手順で進む部分から先に片付け、判断が入る部分に時間を残すという進め方もあります。

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3. 切り分ける観点を、相談する相手までまとめて整理します

切り分ける観点を、変えられる箇所と相談する相手までまとめて整理します。

表に書く前に、直近の作業を振り返り、どの観点に当てはまるかを確かめておくと、書き出す内容がまとまりやすくなります。

切り分ける観点・変えられる箇所・相談する相手の対応

切り分ける観点	変えられる箇所	相談する相手
進める順番が決まっているか	順番の組み方や確認のタイミング	勤務先の上長
使う道具や画面が決まっているか	入力する画面やツールの選び方	勤務先の上長
優先順位を誰が決めているか	先に進める作業の順番	勤務先の上長
配属先で作業の内容が変わる前提か	担当する作業の範囲	面接で進め方を聞く場面

表の4つの観点は、進める順番・使う道具・優先順位・配属の前提の順に並べています。上から順に、当日の作業に近い観点になります。

変えられる箇所が分かっても、変える権限を誰が持っているかは作業ごとに異なります。権限を持つ相手に確かめる前提で進め方を考えられます。

配属先で作業の内容が変わる前提かどうかは、入社後に初めて分かる場合があります。すでに勤務している場合は、担当する作業の範囲について、勤務先の上長に相談するという進め方があります。

選考の段階であれば、配属後にどの程度作業の範囲が変わるのかを、面接で進め方を聞くという方法もあります。

観点ごとに当てはまる内容が思い当たらない場合は、その観点については変えられる箇所がまだ見えていないという状態です。無理に埋める必要はなく、空けたままにしておけます。

観点を確かめる際は、期間を区切らずに、思い出せる範囲から書き始めても差し支えありません。

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4. 作業の中身を、手順どおりの部分と判断が入る部分で並べます

手順どおりに進む部分と、判断が入る部分を分けて並べます。

対比の左側は、進め方があらかじめ決まっている部分です。担当者や状況が変わっても、手順そのものは大きく変わりません。

対比の右側は、進めながら判断が必要になる部分です。同じ作業の中でも、判断が入る部分ほど、進め方を変えられる余地が残っています。

変えられる余地がある部分が分かったら、その進め方を変えてよいかどうかを、勤務先の上長に相談するという進め方があります。

対比の項目は、実際の作業に置き換えて考えると分かりやすくなります。自分の作業のどの部分が左側に近く、どの部分が右側に近いかを当てはめてみます。

同じ作業に見える1日のなかでも、手順どおりの部分と判断が入る部分の割合は、担当する内容によって異なります。割合を数えることが目的ではなく、どちらの割合が大きいかの見立てを持つことが目的です。

判断が入る部分の割合が大きいと感じる場合は、進め方を変えられる余地も大きいと考えられます。手順どおりの部分の割合が大きい場合は、進め方そのものではなく、確認のタイミングなど小さな部分から変えられる余地を探せます。

5. 働き方の前提を示す数値を、作業の中身と分けて見ます

ここでは、働き方の前提を示す数値を、同じ作業の中身とは分けて確認します。

働き方の前提が変わっても、切り分け方の考え方自体は変わりません。

テレワークを導入している企業は47.3%です＊1。この数字は働き方の前提を示すものであり、日々の作業の中身についての数字ではありません。

働き方が出社中心かテレワーク中心かにかかわらず、同じ作業の切り分け方は同じように考えられます。前提が変わっても、手順と判断を分ける考え方は変わりません。

働き方の前提を確かめておくと、変えられる箇所について相談する際に、前提条件をそろえて話せます。出社中心の働き方とテレワーク中心の働き方では、確認する手段が変わる場合があります。

6. 変えられる箇所を、同じ作業の中から書き出します

変えられる箇所を書き出すときに使える型を示します。

変えられる箇所を書き出すときは、手順の部分と判断の部分を分けたまま書き出すと、あとから見返しやすくなります。

書き出した内容は、そのまま相談の材料になります。変えたい箇所と、確認したい相手を並べておくと、相談する場で話す内容に迷いにくくなります。

勤務先に相談する前提であれば、書き出した内容をもとに、勤務先の上長に相談するという進め方があります。

配属や担当が変わる場面を選考の段階から考えたい場合は、書き出した内容を踏まえて、面接で進め方を聞くという方法もあります。

書き出す型は3つとも、書いた内容を見返す前提で作られています。1回で仕上げる必要はなく、思い出すたびに書き足せます。

書き出した内容を相談に使う場面では、変えたい理由よりも、変えたい箇所を先に伝えると、聞き手が状況を把握しやすくなります。

書き出した内容を読み返すときは、変えられる箇所から先に見直すと、相談する順番も決めやすくなります。

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7. よくある質問｜変えられる箇所を相談するときの進め方

Q1. 同じ作業が続くときは、まず何をすればよいですか。

A. まず、その作業のうち、手順どおりに進む部分と判断が入る部分を分けて書き出す方法があります。分け方に迷う場合は、勤務先の上長に相談するという進め方があります。書き出す際は、手順の部分と判断の部分を別の欄に分けておくと、あとから見返しやすくなります。

Q2. 変えられる箇所が見つかったら、誰に確認すればよいですか。

A. すでに勤務している場合は、勤務先の上長に相談するという進め方があります。書き出した内容を持っていくと、確認する場で話す内容に迷いにくくなります。確認する相手が複数いる場合は、共有する順番を決めておくと、伝え忘れを防げます。

Q3. 配属される作業の範囲は、選考の段階で確認できますか。

A. 面接で進め方を聞くという方法があります。担当する作業の範囲や、判断が入る部分がどの程度あるかを、選考の段階で確認できます。面接では、作業の範囲だけでなく、確認できる進め方の幅も合わせて聞けます。

Q4. 手順どおりの部分が多い作業では、変えられる箇所はありませんか。

A. 手順どおりの部分でも、確認のタイミングや進め方の一部に、変えられる箇所が残っている場合があります。変えられる箇所が見当たらない場合は、勤務先の上長に相談するという進め方があります。小さな変更であっても、書き出しておくと、次に相談する際の材料として使えます。

8. まとめ：変えられる箇所は、作業の中身を分けてから見えてきます

同じ作業が続くと感じる場面では、飽きたかどうかを結論にする前に、その作業のどこが手順どおりで、どこに判断が入るのかを分けられます。分けたうえで変えられる箇所が見つかれば、書き出しておき、勤務先の上長に相談するという進め方があります。選考の段階であれば、配属後の作業の範囲や判断の余地について、面接で進め方を聞くという方法もあります。書き出した内容は、次に同じような場面に気づいたときの手がかりにもなります。書き出す作業自体は、思いついた時点から始められます。

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出典・参考情報

＊1 総務省 通信利用動向調査