上長が不在で決まらない｜代わりの置き方

上長が不在で決まらない場面では、不在そのものに原因を探したくなります。実際に確かめられるのは、不在の期間ではなく、上長の代わりにどこまで決めてよいかが決まっているかです。求人票の記載を読む、面接で代理の置き方を聞く、勤務先の人事・採用担当に確かめるという進め方で見分けられます。

上長が不在で決まらない場面は、不在の長さではなく代わりに決める人が決まっているかに出ます。面接で代理の置き方を聞けば、進め方の手がかりが見つかります。

Relasic（株式会社LASSIC運営）｜リモートワーク対応の転職支援

1. 上長が不在で決まらないのは代わりを決める人が空いているからです

上長が不在で決まらない場面で確かめられるのは、不在そのものではなく、代わりにどこまで決めてよいかが決まっているかです。求人票の記載を読む、面接で代理の置き方を聞く、勤務先の人事・採用担当に確かめるという進め方で見分けられます。

不在で決まらないと聞くと、不在の期間そのものが問題だと考えたくなります。ですが同じ職場でも、不在でも進む場面と、止まる場面の両方があり、期間の長さだけでは説明がつきません。

止まりやすいのは、代わりにどこまで決めてよいかが、あらかじめ言葉になっていない場合です。代わりを決める人が決まっていれば、不在の間も、決められる範囲までは進められます。

決める人が誰かということ自体は、別の観点として整理できます。ここで確かめるのは、決める人が分かっている場合でも、その人が不在の間どこまで進めてよいかが定まっているかという点です。

求職者がこの点を確かめるには、求人票の記載を読む、面接で代理の置き方を聞く、勤務先の人事・採用担当に確かめるという進め方があります。在席状況を尋ねる質問ではなく、代わりに決める人が決まっているかを尋ねる質問です。

面接で聞くときは、不在を問い詰める言い方ではなく、上長が不在のときに誰がどこまで決めてよいことになっているのかを尋ねる言い方にすると、答えやすくなります。求人票に記載がなくても、面接で運用を聞けば、代理の置き方が定まっているかどうかの手がかりが得られます。

代理の置き方が決まっていない状態が続くと、不在になるたびに同じ確認が繰り返されます。置き方を先に確かめておくと、次に不在になった場面での進み方の見通しが変わります。

2. 代わりに決める人が決まっているかで次に聞くことが変わります

代わりに決める人が決まっているかどうかで、次に聞くことは変わります。決まっている場合は、どこまで進めてよいかの範囲を聞くことが次の一手になります。

代わりの人が決まっていない場合は、誰に確認すればよいかがそもそも定まっていません。この場合は、確認が止まったまま待つ形になりやすく、面接ではその運用そのものを聞く必要があります。

決まっているかどうか自体が分からない場合は、面接で「上長が不在のときはどなたが代わりに決めていますか」とそのまま尋ねる進め方があります。答えがあいまいな場合も、それ自体が手がかりになります。

3. 確かめることを4つに整理します

確かめることを4つに整理すると、面接で聞く順番を決めやすくなります。

確かめること・どこで分かるか・聞き方の例

確かめること	どこで分かるか	聞き方の例
代わりに決める人がいるか	求人票や面接での説明	「上長が不在のときは、どなたが代わりに決めますか」
どこまで決めてよいか	面接での運用の説明	「代わりの方はどこまで判断してよいことになっていますか」
現場の人がどこまで動けるか	面接や現場の人への確認	「不在の間、現場ではどこまで進めますか」
入社後の実際の運用	入社後の確認	「実際に不在のときはどう進めていますか」

4点はいずれも、在席状況を数える項目ではなく、誰がどこまで決めてよいかを確かめるための項目です。

代わりに決める人が置かれている職場もあれば、置かれていない職場もあります。どちらであっても、置き方が言葉になっているかを確かめれば、手がかりが得られます。

どこまで決めてよいかが決まっていないと、代わりの人がいても、判断できる範囲が狭いままになります。範囲まで含めて確かめておくと、実際の進み方が見えやすくなります。

現場の人がどこまで動けるかは、代わりに決める人自身に聞くのとは役割が違う質問です。日々の実務でどこまで進めているかを聞く相手であり、決裁の権限を確認する相手ではありません。

4点をすべて一度に確かめる必要はありません。代わりに決める人がいるかとどこまで決めてよいかを優先して確かめ、残りは入社後に確かめる進め方もあります。

手戻りが起きやすい場所を別の角度から確かめる方法は、別の記事で扱っています。ここでは代理の置き方に絞って確かめます。

あわせて読みたい ｜ 手戻りが起きる場所｜どこで確かめると減るか

4. 止まるかどうかは不在の長さではなく線引きの有無で分かれます

不在の時間が長いことよりも、止まる原因になりやすいのは、どこまでなら進めてよいかの線が引かれていないことです。線が引かれていれば、不在の間も、その範囲までは進められます。

線が引かれていない状態は、新しい業務を始めたときや、担当の入れ替わりが起きたときに気づかれやすくなります。どちらも一時的に線があいまいになりやすい場面ですが、そこで線を確かめておけば、あいまいさが長く続くことは避けられます。

線引きが曖昧なまま進めると、あとから決めてよい範囲ではなかったと指摘される場面が生まれます。指摘を受けた側だけの問題ではなく、線が事前に共有されていなかったことが背景にある場合が多くあります。

線を確かめる相手は、本人だけに限られません。代わりに決める人が置かれている場合は、その人に確かめる、置かれていない場合は、勤務先の人事・採用担当に確かめるという進め方があります。

あわせて読みたい ｜ テストを担う人と組んだ経験｜境目の作り方

5. 確かめる場面を4つの地点に分けます

確かめる場面を4つの地点に分けると、選考のどの段階で何を聞けるかが整理できます。

確かめる場面を4つの地点に分けると、すべてを一度に確かめる必要がないことが見えてきます。

求人票の記載だけで、不在のときの運用が分かることは多くありません。募集要項に代理の記載がある場合は、置き方が定まっているかどうかの手がかりになります。

面接で聞きにくい場合は、入社後に社内の資料を確かめる進め方もあります。不在のときの運用そのものに絞って確かめれば十分です。

現場の人に聞くという地点は、代わりに決める人自身に聞くのとは役割が違います。日々の実務でどこまで進めているかを聞く相手であり、決裁の権限を確認する相手ではありません。

6. 面接での聞き方を3つ並べます

面接で代理の置き方を聞くときは、聞き方をそろえておくと、聞き取れる内容が増えます。次の3つを順に使います。

3つの言い方は、代理の有無・範囲・相談先という3つの角度に対応しています。どれか1つだけを聞くより、順に聞いておくと、答えの抜けに気づきやすくなります。

面接の場で聞きにくいと感じる場合は、内定後に受け取る資料の中に、同じ内容の記載があるかを確かめる進め方もあります。

3つを聞いたあとに、見え方が変わることもあります。代わりの人がどこまで判断してよいかが分かれば、止まる場面と進められる場面の見分けがつきやすくなります。

聞けなかった項目は、次の面接や入社後の確認に回せば十分です。すべてを一度に確かめる必要はありません。

代わりの人を確かめる進め方は、間に立つ人が役目を手放す進め方とは別の観点です。ここで確かめるのは、不在の間、誰がどこまで判断してよいかという点に絞られます。

社内の承認を通す順番については、別の記事で扱っています。ここでは聞き方に絞って確かめます。

あわせて読みたい ｜ 社内の承認を通した経験｜説明の順番で伝わる

7. よくある質問｜上長が不在のときに確かめます

Q1. 上長が不在だと、仕事が決まらないのは仕方がないことでしょうか。

A. 不在であること自体が原因とは言えません。代わりに決める人がどこまで判断してよいかが決まっているかが分かれ目になります。求人票の記載を読む、面接で代理の置き方を聞くという進め方で見分けられます。

Q2. 代わりに決める人がいるかは、入社前に見分けられますか。

A. ある程度見分けられます。面接で「上長が不在のときは、どなたが代わりに決めますか」と聞くことで、置き方が定まっているかを確かめられます。求人票の記載だけで判断がつかない場合は、勤務先の人事・採用担当に確かめる進め方もあります。

Q3. 代わりの人がどこまで判断してよいか分からない場面では、どう動けばよいですか。

A. どこまで判断してよいかを確かめることを優先します。面接で分からない場合は、入社後に社内の資料で範囲を確かめる進め方や、勤務先の人事・採用担当に相談する進め方があります。

Q4. 入社後もそうした場面が続く場合、どこに相談すればよいですか。

A. 勤務先の人事・上長に相談する進め方が挙げられます。代わりに決める人とその範囲を確認し直すことで、止まっていた確認が進むこともあります。

8. まとめ：代わりの決め方を先に見ておきます

不在で決まらないかどうかは、不在の長さだけでは見立てられません。代わりにどこまで決めてよいかが定まっているかを、求人票の記載を読む、面接で代理の置き方を聞く、勤務先の人事・採用担当に確かめるという進め方で確かめられます。分からない点が残るときは、面接で聞き直すか、勤務先の人事・採用担当に確かめる進め方があります。代理の置き方が見えてくると、上長が不在の場面そのものへの見方も変わってきます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 賃金構造基本統計調査