外部監査に立ち会うと言われたら

外部監査に立ち会うよう言われたとき、当日までに何をそろえるのかを自分で考える前に、まず読むものがあります。会社から届く案内です。見せる範囲が決まっているか、答える人が決まっているか、その場で答えられないことをどう扱うかは、案内のどこかに書かれている場合があります。

外部監査の立ち会いで最初にすることは、案内のどこに何が書かれているかを見つけることです。

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1. 外部監査の立ち会いは、案内を読むことから始まります

外部監査に立ち会うよう言われたら、最初にすることは会社から届く案内を読むことです。見せる範囲、答える人、その場で答えられないことの扱い、終わったあとに残るものは、案内のどこかに書かれている場合があります。当日までに何をそろえるかを自分で考える前に、案内に何と書かれているかを先に見ておきます。

立ち会う場面には、自分が担当している業務の記録を見せる場合と、担当している業務について話を聞かれる場合があります。どちらの形になるかも、案内に書かれている場合があります。

案内は、メールで届く場合と、日程表や担当者一覧として社内で共有される場合があります。届く形は会社によって違いますが、見せる範囲・答える人・その場で答えられないことの扱い・終わったあとに残るものという4つの点は、どちらの形にも含まれている場合があります。

案内を読む前に、自分が担当する範囲を思い出そうとする必要はありません。案内には、当日見せる範囲や答える人がすでに書かれている場合があり、思い出す作業よりも、案内を読む作業のほうが先に来ます。

案内に記載がない項目があっても、それを自分で決める必要はありません。案内を出した部署に確認すれば済むことで、この点は後の項目で扱います。

外部監査の立ち会いには、記録を見せる立ち会いと、話を聞かれる立ち会いという2つの型があります。どちらに当たるかで、そろえるものや答える人も変わります。

2. 記録を見せる立ち会いと話を聞かれる立ち会いは中身が違います

外部監査の立ち会いは、記録を見せる立ち会いと、話を聞かれる立ち会いに大きく分かれます。どちらになるかは、案内に書かれている当日の進行によって決まります。

記録を見せる立ち会いでは、そろえるものは指定された資料や画面です。答える人は、その資料を普段管理している担当者になります。担当者がその場で答えられない項目が出た場合の引き取り先も、案内に書かれている場合があります。

話を聞かれる立ち会いでは、そろえるものというより、質問に答える担当者本人が当日その場にいることが求められます。答える人は質問を受けた本人か、同席している人になります。本人がその場にいない担当に確認したい場合の引き取り先も、記録を見せる立ち会いと同じように案内に書かれている場合があります。

どちらの型になるかで、そろえるもの・答える人・引き取り先はすべて変わります。案内を読む段階で、自分がどちらに当たるのかを見ておくと、当日の動きが分かりやすくなります。

終わったあとに何が残るかは、型が違っても共通する点です。次の項目で、案内のどこに書かれているかを見ていきます。

3. 案内のどこに書かれているかを4項目で並べます

外部監査の案内でよく見る4つの項目と、どこに書かれているかを並べます。

案内で確認する4項目

確認する項目	どこに書かれているか
見せる範囲	対象欄や進行表に記載された部署・システムの一覧
答える人	担当者一覧や進行表の担当欄
その場で答えられないことの扱い	注記や進行表の脚注、案内メールの後半
終わったあとに残るもの	案内の末尾や、別途届く終了連絡

案内には、見せる範囲、答える人、その場で答えられないことの扱い、終わったあとに残るものという4つの項目が書かれている場合があります。

見せる範囲は、対象欄や進行表に記載された部署名やシステム名で示されます。担当する範囲がその一覧に入っているかを見れば、自分が何を見せる立場かが分かります。

答える人は、担当者一覧や進行表の担当欄に名前や役職として記載されます。自分の名前がそこにあるかどうかで、その場で答える側かどうかが分かります。

その場で答えられないことの扱いは、注記や進行表の脚注、案内メールの後半にまとまっている場合があります。後日回答するという一文や、引き取る担当者の名前が示されていれば、その場で無理に答えを出す必要はありません。

終わったあとに残るものは、案内の末尾や、別途届く終了の連絡に書かれています。記録として何が残るかを、案内を読む段階で見ておくと、終わったあとに慌てて確認する必要が減ります。

4項目がまとめて1つの案内に書かれている場合もあれば、日程表・担当者一覧・注記が別々の文書に分かれて届く場合もあります。分かれて届く場合は、どの文書にどの項目が書かれているかを、当日より前に一通り見ておくと、当日になって探す時間を減らせます。

終わったあとに残る記録をどう残すかという観点は、引き継ぎ資料に何を残すかという話とも重なります。後任が困らない順に何を残すかは、別記事で扱っています。

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4. 職場によって案内の整い方に差があります

外部監査の案内がどれだけ細かく書かれているかは、職場によって違います。見せる範囲や答える人まで一覧になっている職場もあれば、日程だけが伝えられ、その他は当日その場で聞くことになる職場もあります。

働く場所や職場によって、社内の決めごとの整い方が違うのは、外部監査の案内に限った話ではありません。厚生労働省の調査では、一般労働者の賃金は全国計で月340.6千円、東京都では418.3千円です＊1。この数字は賃金の統計であり、外部監査で見せる範囲を決めるものではありませんが、職場によって整い方に差があること自体は、賃金の地域差と同じように、どの会社にも起こり得ます。

案内が細かく書かれている職場では、読むだけで見せる範囲と答える人が分かります。案内が簡単な職場では、分からない項目を案内を出した部署に確認する場面が増えます。どちらであっても、案内を読んでから確認する順番は変わりません。

案内の整い方は、その職場が日頃どれだけ記録を残しているかとも関係します。求人や面接の場でその傾向を見分ける観点は、別記事で扱っています。

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5. 案内を受け取ってから記録が残るまでの位置を示します

外部監査の立ち会いを、案内を受け取った位置から、終わったあとの記録が残った位置までの間で示します。

案内を受け取った位置では、見せる範囲と答える人をまず案内から見つけます。この位置で分からない項目があれば、案内を出した部署に確認します。

当日を迎えている位置では、決まっている範囲を見せる、または決まっている人が答える動きが中心になります。その場で答えられない項目が出たら、案内に書かれている引き取り先にそのまま渡します。

立ち会いが終わった直後の位置では、案内に記載があった終了の連絡を確認します。終わったことを誰に伝えるかも、案内に書かれている範囲で足ります。

記録が残った位置になると、その日の立ち会いについて自分がすることは基本的に終わります。次に立ち会う機会があれば、同じように案内を受け取った位置から確認し直します。

立ち会いのあとに記録が残ることと、退職前に自分の身の回りを整理することは別の話です。最終出社までに済ませておきたいことは、別記事で扱っています。

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6. 案内に見当たらないときの相手先を整理します

見せる範囲や答える人が案内に見当たらないときに、確認する相手先を整理します。

案内に、見せる範囲や答える人の記載が見当たらないこともあります。その場合に確認する相手先は、大きく4つに分かれます。

見せる範囲が見当たらない場合は、案内を出した部署に確認します。担当する範囲がはっきりしないまま当日を迎えると、見せる場面で迷いが生まれます。

答える人が見当たらない場合は、進行表を管理している担当者に確認します。自分が答える側かどうかは、当日になって初めて分かるものではありません。

その場で答えられない項目が出た場合の引き取り先は、案内に書かれていればそこに渡します。記載がなければ、その場の進行を仕切っている人に確認します。自分で判断して答えを作る必要はありません。

終わったあとの記録が見当たらない場合は、案内を出した部署か、終了の連絡を送った担当者に確認します。記録として何が残っているかは、聞けば分かることです。

案内を出した部署が1つに決まっていない場合もあります。システムに関する項目は情報システムの部署から、日程に関する項目は総務からのように、項目ごとに送り主が分かれていることもあるため、どの案内がどの部署からのものかを見ておくと、確認する相手を探す手間が減ります。

この4つの相手先は、立ち会いのたびに同じとは限りません。案内が届くたびに、その回の相手先を確認し直します。

7. よくある質問（Q&A）

Q1. 外部監査の案内に、見せる範囲が書かれていない場合はどうしますか。

A. 案内を出した部署に確認します。案内に記載がない場合でも、自分で範囲を決める必要はありません。

Q2. 答える人が自分ではないとき、その場で何もしなくてよいですか。

A. 答える人が別に決まっている場合は、その人に取り次ぐだけで足ります。自分が答える側でなければ、無理に答えを用意する必要はありません。

Q3. その場で答えられない質問が出たら、持ち帰って調べる必要がありますか。

A. 案内に引き取り先が書かれていれば、そこに引き継ぐだけで済みます。記載がなければ、進行を仕切っている人に確認します。

Q4. 外部監査の立ち会いが終わったあと、何を確認しておけばよいですか。

A. 案内に記録の残し方が書かれていれば、その記載に沿って終了の連絡や記録を確認します。記載がなければ、案内を出した部署に聞けば分かります。

8. まとめ：外部監査の立ち会いは案内から読み解けます

外部監査の立ち会いは、自分で当てはめて考えるものではなく、案内に書かれていることを1つずつ確認していけば足ります。見せる範囲、答える人、その場で答えられないことの扱い、終わったあとに残るもの。この4つを案内から見つけておくことが、立ち会う前にできることです。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 賃金構造基本統計調査（2025年）