講習を受けたあと｜報告の出し先

社外の講習を受け終えたあと、誰に何を報告すればよいのか分からず、案内を読み返すことがあります。受けたことを口頭で伝えるだけでよいのか、書面や証明書の提出が必要なのかは、その内容や社内の案内によって違います。

ここでは、報告が要るかどうかがどこに書かれているか、出す先が人事か上長か、出す形は何か、記録が何に使われるかを整理します。

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1. 講習を受けたあとの報告は、要るかどうかが案内に書かれています

社外の講習を受けたあとの報告は、要るかどうかが就業規則や受講前の案内文書に書かれています。案内に記載がない場合は、上長に確認する前に、まず社内の規程を読み返す必要があります。

受けること自体は、本人の申し込みで完了します。ただし、受けたことを社内に伝えるかどうかは別の話です。案内文書や就業規則の研修に関する条項に、報告の要否が書かれています。

案内に「報告」という言葉がなくても、受講証明書の提出や、参加報告書の提出が求められている場合があります。書式の名称ではなく、提出物の指定があるかどうかを確認します。

要否の記載が見当たらないときは、上長にたずねる前に、まず人事から届いた案内メールや募集要項を読み返します。多くの場合、そこに送付先と提出物の指定が添えられています。

報告書や受講証明書に添える一文には、名称・受講日・主催者名を書きます。学んだ内容の要点を一言添えるよう指定している案内文書もあり、指定がなければ、いつ何を受けたかが分かる程度の一文で足ります。案内文書自体が見当たらないときは、募集時に届いたメールの控えを探すと、同じ内容が載っていることがあります。

次に別の講習を申し込むとき、過去に受けた記録が参照されることがあります。記録が残っていなければ、申込みの担当者が経緯を確認する手間が増え、確認が済むまでの時間が延びることがあります。

2. 個人で受けるものと、全員向けの研修は報告の道が分かれます

社内で全員が受ける研修と、個人が申し込んで受ける社外の講習では、報告の相手も記録の残る場所も違うことがあります。全員向けの研修は、人事側があらかじめ受講者名簿を持っているため、報告そのものが不要な場合があります。

一方、これは本人の申し込みで完了するため、社内側は受講の事実を把握していません。伝えなければ、記録として残らないまま終わってしまいます。

この違いを踏まえると、社外の講習を受けたときは、報告の要否を自分で確認する側に回る必要があります。案内文書に記載がなければ、上長か人事のどちらかに確認します。

会社から指示されて受けたか、自分で申し込んだかでも、報告の道筋が変わることがあります。指示された場合は、指示した側が報告先をあらかじめ伝えていることがあります。自分で申し込んだ場合は、受けた側から報告を持ちかける形になり、案内文書を自分で読み返す作業が欠かせません。

招待や案内が誰から届いたかも、判断の目印になります。人事から全員に届いた案内であれば研修に近く、主催者から個人宛に届いた案内であれば、社外の講習に近い形です。宛先が「各位」か個人名かの違いだけでも、判断の材料になります。

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3. 案内に書かれた4つの項目を一覧にします

社外の講習を受けたあと、案内のどこを見れば報告の全体像が分かるかを一覧にします。

【表1】案内で確かめることと、どこに書かれているか

案内で確かめること	どこに書かれているか
報告の要否	就業規則の研修に関する条項、または受講前の案内文書
出す先	上長か人事担当かの指定。案内文中の送付先やあて先
出す形	受講証明書の提出か、参加報告書の提出かの指定
記録の使われ方	人事側の管理表への記載、または次の申請時の確認資料

この4項目は、案内文書の中で別々の場所に分かれて書かれています。1か所だけを読んで判断すると、見落としが起きやすくなります。

出す先は、主催者によって案内文の書式が違うため、同じ社内でも講習ごとに送付先が変わることがあります。

記載が複数の書類に分かれているときは、いちばん新しく届いた案内を優先します。古い案内文書のままだと、送付先が変わっている場合があります。

案内文書に出す先の指定がないときは、まず上長に報告し、上長の判断で人事へ回すかどうかを決める流れになります。上長も判断に迷うときは、すでに同じものを受けた同僚がいれば、そのときの報告先を参考にできます。

表の4項目は、いずれも受け終わったあとに慌てて探すのではなく、申し込む前に一度目を通しておくと、あとの動きがスムーズになります。

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4. 働く場所の実施率を、背景として並べておきます

報告の出し先を考える前に、働く場所の実施率を背景として見ておきます。

情報通信業のテレワーク実施率は56.3%、正社員全体では22.5%です＊1。この数字は働く場所の実施率で、報告の出し先を決めるものではありません。

ただし、離れて働く人が混ざる職場では、講習を受けたことを口頭で伝える機会が減ります。顔を合わせる回数が少ないぶん、書いて出す形に置き換わりやすくなります。

報告の出し先自体は、働く場所にかかわらず案内文書で決まっています。背景として押さえておく程度でよく、この数字を根拠に出す先を判断する必要はありません。

顔を合わせる時間が長い職場では、雑談の延長でその話が伝わることがあります。離れて働く時間が長いほど、そうした機会は減り、報告を書いて出す形に頼る比重が増えます。書いて出す形は口頭で伝えるより手間がかかるように見えますが、記録として残る点では確実です。

5. 受け終わった直後から、記録に残るまでの位置を見ます

講習を受け終えた直後と、記録に残ったあとの間には、いくつかの位置があります。

受け終わった直後は、まだ何も伝えていない位置です。上長に一言伝えただけの位置もあれば、受講証明書を提出した位置もあります。

記録に残ったあとは、人事側の管理表に記載が済んだ位置です。ここまで進んでいなければ、口頭で伝えた事実は書面として残っていません。

自分がどの位置にいるかは、報告の要否を確認したときと、提出物を出したときの2点で分かります。どちらも済んでいなければ、記録に残る位置までまだ距離があります。

位置を進めるには、まず伝えたことを書面に残す作業から始めます。メールで一言送るだけでも、口頭だけの位置から一段進みます。証明書や報告書を提出すれば、さらに記録に近づきます。逆に、伝えたつもりで書面を残していないと、あとになって位置が戻ってしまうこともあります。

位置が進んでいるかどうかは、送った記録を自分で見返せば分かります。送った記録が見当たらないときは、まだ口頭だけで止まっている可能性があります。

6. 報告に添えるものを3つに整理します

社外の講習を受けたことを報告するとき、添えておきたいものを3つに整理します。

3つのうち、伝えた記録がもっとも見落とされやすい部分です。上長に口頭で伝えただけで終わると、あとから報告したかどうかを確認できなくなります。

メールやチャットで一言でも送っておけば、それ自体が記録になります。受講証明書を提出する場合も、提出した事実をメールで一言添えておくと、記録が二重に残ります。

報告の時期を過ぎてから提出すると、案内文書の指定と食い違い、受け付けてもらえないことがあります。受講が終わった当日に、証明の提出と一言の報告を済ませておくと、あとの手間が減ります。

メールに書く内容は、名称・受講日・提出物の有無で十分です。案内文書に指定がなければ、簡潔な一文で足ります。長く書こうとして提出が遅れるより、短くても期限内に出すほうが、報告としての役割を果たします。

報告のメールには、上長をccに入れておくと、人事だけでなく上長にも同時に伝わります。宛先を分けて二度送る手間も省けます。送り先を迷うときは、まず上長にだけ送り、必要に応じて人事へ転送してもらう方法もあります。

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7. よくある質問（Q&A）

Q1. 社外の講習を受けたのに、案内文書に報告の要否が書かれていないときは、どうすればよいですか。

A. 就業規則の研修に関する条項を確認しても記載が見当たらない場合は、上長か人事のどちらかに確認します。口頭で確認したときも、確認した内容をメールで一言残しておくと、あとから食い違いが起きません。過去に同じものを受けた同僚がいれば、そのときの報告先を教えてもらう方法もあります。

Q2. 出す先が人事と上長のどちらか分からないときは、どう判断すればよいですか。

A. 案内文書に送付先の指定がある場合は、そこに従います。指定がない場合は、まず上長に伝え、上長から人事へ回すかどうかを確認します。両方に別々に伝えると、記録が二重になることがあります。送付先の記載がメールと紙の案内で異なるときは、直近に届いた案内を優先します。

Q3. 受講証明書が発行されない講習を受けたときは、報告の形をどうすればよいですか。

A. 証明書がない場合は、参加報告書を自分で作成して提出する形になることがあります。案内文書に書式が指定されていないときは、名称・日時・主催者名を記載したメールでも記録として扱われます。完了通知がメールで届く形式であれば、そのメールを転送するだけで報告になる場合もあります。

Q4. 報告をしたあと、記録がどこに残ったかを自分で確認できますか。

A. 人事側の管理表は本人が直接見られないことが多いため、提出したメールや報告書の控えを自分でも保管しておきます。控えがあれば、記録の有無を後から人事に確認する際の根拠になります。特に人事異動や上長の交代があった直後は、控えの有無が確認の決め手になります。

8. まとめ：報告の出し先と記録の残り方を押さえます

案内文書を読み返す作業は、講習が終わった当日に済ませておくと、報告の時期を過ぎる心配がなくなります。

報告と記録は、受け終わった直後に片づけておくほど、あとの手間が小さくなります。時間を置くほど、案内文書を読み返す手間や、上長・人事に確認する回数が増えます。

積み重なった記録は、後日、自分がどんな講習を受けてきたかを振り返る資料にもなります。記録を残す作業自体は、報告そのものより短い時間で終わります。

受けたあとの報告は、案内文書で要否と出す先を確認し、伝えた記録を残しておくことで、あとから報告したかどうかを聞かれずに済みます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 パーソル総合研究所「第十回テレワークに関する調査」（2025年）