打ち合わせの目的を聞く｜決める場かどうか

同じ回数の打ち合わせでも、その場が何を決める場なのか分からないままだと、対応の見え方は変わりません。回数の多さよりも、目的を求人票の記載や面接での説明から確かめる観点が、判断の助けになります。

打ち合わせの目的は、回数ではなく、その場で何を決めるかで見え方が変わります。求人票や面接から確かめる観点を持てます。

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1. 打ち合わせの目的は、始まる前に確かめます

打ち合わせが多いかどうかより、その場が何を決める場なのかを知ることが、対応の見え方を左右します。目的は、求人票の記載を読み、面接で聞き、入社後は勤務先の上長に確かめるという順で確かめられます。

打ち合わせの回数を数えて、忙しい職場かどうかを判断したくなります。実際に見え方を左右するのは、回数そのものではなく、その場が何を決める場なのかという点です。

決める場としての打ち合わせであれば、出席する意味は大きくなります。共有する場であれば、出席しなくても、後から内容を追いかける進め方が成り立つ場合があります。

同じ「定例」という呼び方でも、決める場か共有する場かは、呼び方だけでは分かりません。回数を測る観点とは別に、その場の目的をどう聞くかに絞って進めます。

この先では、聞くことを整理した観点、目的を聞く順序、同じ回数でも受け取り方が変わる理由、年齢ごとの賃金水準、面接での聞き方という順に見ていきます。

一つの場のなかで、前半が共有、後半が決めるという場面に変わることもあります。開始時点で目的が一つに定まっていない場合は、進行の途中で目的を確認し直す進め方が向いています。

面接で聞いた内容は、入社後にそのまま当てはまるとは限りません。運用が変わることもあるため、入社後は勤務先の上長に確かめ直す進め方も残しておきます。

2. 聞くことを4つの観点に整理します

打ち合わせの目的を確かめる観点を、4つに整理します。

聞くこと・そこで分かること・聞き方の例

聞くこと	そこで分かること	聞き方の例
その場で何を決めるか	決める場か、共有する場かの区別	この打ち合わせでは、何を決めるのでしょうか
決める人が誰か	決裁の場に候補者本人が同席するか	最終的に決めるのはどなたですか
出る資料が何か	準備の重さと持ち帰る情報の量	事前に、どのような資料を用意しますか
決まらない場合どうなるか	持ち越しの扱いと次に進むまでの間隔	その場で決まらないときは、次はどう進みますか

4つの観点は、その場が決める場かどうかを、求人票の記載と面接での質問から確かめる構成にしています。

その場で何を決めるかは、面接で最初に聞ける項目です。決める場であれば、出席する意味や準備の重さも変わってきます。

決める人が誰かは、決裁の場に候補者本人が同席するかどうかを見分ける手がかりになります。同席しない決裁であれば、その場は決定を伝える場としての位置づけになります。

出る資料が何かは、その前後にどれだけの準備や持ち帰りが発生するかを見積もる材料です。資料が多い場合は、決める場としての位置づけである可能性が高くなります。

決まらない場合どうなるかは、持ち越しの扱いと、次に進むまでの間隔を見分ける項目です。持ち越しの扱いが決まっていない場合は、決める場としての機能が十分に働いていないことがあります。

4つを一度に聞く必要はありません。求人票で分かる項目は先に読み、残りは面接で確かめる進め方でも十分です。

4つの観点を面接前にメモにしておくと、聞き逃しを減らせます。求人票で先に分かった項目は、メモに書き添えておくと、面接での確認がスムーズになります。

回数を数える観点と、決める場かどうかを見分ける観点は、別の整理です。回数の観点は、次のリンク先にまとめています。

求人票の業務内容に「意思決定」や「合意形成」といった言葉が入っている場合は、決める場としての機会が業務に含まれている手がかりになります。記載がない場合は、面接で確かめる進め方に切り替えます。

面接官によって、同じ場の説明が変わることもあります。複数の面接官に尋ねた場合は、共通する部分を目的の手がかりとして扱う進め方があります。

面接の時間が短い場合は、その場で何を決めるかと、決める人が誰かの2点を優先して聞く進め方があります。残り2つは、内定後の条件確認の場で聞く進め方もあります。

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3. 打ち合わせの目的を聞く4段を並べます

目的を聞く順序を、4段に分けると整理しやすくなります。最初の段は、目的を聞くことです。何を決める場なのかを、最初に尋ねます。

次の段は、決定者を知ることです。最終的に決める人が誰かを尋ねると、決裁の場に候補者本人が同席するかどうかが見えてきます。

3段目は、資料を知ることです。出る資料の種類と重さを尋ねると、準備や持ち帰りの見通しが立ちやすくなります。

4段目は、未決を知ることです。決まらない場合の扱いを尋ねると、持ち越しの扱いと次に進むまでの間隔が見えてきます。4段は、目的を聞く段から未決を知る段への順で進めると、聞き漏らしが減ります。

聞く順序は、応募先が変わっても同じ4段で使えます。職種や部署が違っても、目的を聞くことから始める進め方は変わりません。

4. 同じ回数でも、受け取り方は変わります

打ち合わせの回数が同じでも、決める場か共有する場かによって、受け取り方は変わります。決める場であれば、出席しないと、決定に関わる機会そのものを失うことになります。

共有する場であれば、出席しなくても、後から内容を確かめる進め方が成り立つ場合があります。回数だけを見ても、この違いは分かりません。

呼び方そのものも、決める場かどうかを示すものではありません。「定例」「朝会」といった呼び方は、決める場にも共有する場にも使われます。呼び方に頼らず、目的を尋ねる進め方が向いています。

決める場が週に1回だけの職場と、日に複数回ある職場では、同じ「決める場」でも重みが変わります。回数を無視するのではなく、目的と合わせて見る進め方が向いています。

リモートワークでの参加では、その場の空気から目的を推測することが難しくなります。画面越しでも、目的を明確に尋ねる進め方に変わりはありません。

同じ面接のなかで、複数の場面が話題に上がることもあります。それぞれの位置づけを聞き分けておくと、後で比べやすくなります。

出社の日と在宅の日で、同じ場の位置づけが変わることもあります。出社日に決める場を集める運用も、在宅日に集める運用もあり、運用の仕方は職場によって異なります。

目的が決める場だと分かった後は、決めた内容を社内の誰にどこまで話すかという、別の観点が続きます。

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5. 年齢ごとの賃金水準を確認します

ここで、年齢ごとの賃金水準を確認します＊1。

一般労働者の賃金は、40〜44歳で364.3千円、50〜54歳で388.8千円です＊1。

この数字は、厚生労働省の賃金構造基本統計調査による年齢ごとの賃金水準であり、打ち合わせの運用とは関係がありません。

年齢が上がるにつれて賃金水準も上がる傾向は、選考を考えるうえでの背景として示すものです。次の項目からは、面接での聞き方に戻ります。

6. 面接での聞き方を3つ挙げます

面接で、目的を確かめるときの聞き方を、3つ並べます。

3つの聞き方は、目的を聞く・決定者を聞く・未決を聞くという順に並べています。順番に尋ねると、目的が伝わりやすくなります。

目的を聞く聞き方では、その場で何を決めるのかを尋ねます。決める場だと分かれば、出席する意味や準備の重さも見えてきます。

決定者を聞く聞き方では、最終的に決める人が誰かを尋ねます。決裁の場に候補者本人が同席するかどうかも、この聞き方から見えてきます。

未決を聞く聞き方では、決まらない場合の扱いを尋ねます。持ち越しの扱いが決まっていれば、決まらなかった場面でも、次に進む見通しを立てやすくなります。

3つとも一度に尋ねる必要はありません。面接の時間に応じて、目的を聞く聞き方から順に選んで尋ねる進め方でも十分です。

尋ねた内容は、複数の求人を比べる材料にもなります。目的・決定者・未決という3つの観点は、職場ごとの運用を比べる手がかりになります。

1次面接と2次面接で聞く相手が違う場合は、それぞれの立場から見える目的を尋ねると、全体像がつかみやすくなります。

内定後の条件確認の場でも、同じ3つの聞き方を使えます。入社前に一度確かめておくと、入社後の運用を照らし合わせる基準になります。

答えが漠然としている場合は、直近の一回を例に聞く進め方があります。具体的な場面を挙げてもらうと、答えが分かりやすくなります。

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7. よくある質問｜目的の聞き方

Q1. 打ち合わせが多い職場は、避けるべきでしょうか。

A. 避けるべきとは言えません。回数の多さよりも、その場が何を決める場なのかが、対応の見え方を左右します。目的は、求人票の記載を確かめる、面接で聞くという進め方で確かめられます。

Q2. その目的が決める場だと分かったら、何を確かめればよいですか。

A. 決定者が誰かと、決まらない場合の扱いを確かめる進め方があります。この2点が分かれば、出席する意味や準備の重さも見えやすくなります。

Q3. 面接で目的を聞いても、はっきりした答えが返らない場合はどうすればよいですか。

A. 求人票の記載を読み直す、面接の別の場面で聞き直すという進め方があります。入社した後は、勤務先の上長に確かめる方法もあります。

Q4. 入社した後に、面接で聞いた説明と運用が違うと気づいた場合は、どう進めればよいですか。

A. 打ち合わせの目的を改めて確かめ、勤務先の上長に相談する進め方があります。次の面接の機会があれば、聞き方を整理しておく方法もあります。

8. まとめ：目的を聞く力を面接で活かします

打ち合わせの目的は、回数だけでは見立てられません。目的を聞く、決定者を知る、資料を知る、未決を知るという順序を、求人票の記載や面接での説明から確かめられます。分からない点が残るときは、面接で聞き直すか、勤務先の上長に相談する進め方があります。求人票の記載と面接での説明が入社後の運用と異なる場合も、勤務先の上長に確かめ直す進め方があります。1次面接と2次面接など、聞く相手が複数いる場合は、それぞれの答えを比べておくと、後で振り返る材料になります。目的が見えてくると、その回数そのものへの見方も変わってきます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 賃金構造基本統計調査