領収書の原本はいつまで持つか

経費の申請で領収書の画像を提出したあと、手元に残った紙の原本をどうするか迷うことがあります。画像を出せば原本の役目は終わったように見えても、原本の扱いは会社ごとに違います。原本を渡すのか、自分で持ち続けるのか、そして持つならいつまでなのかは、社内の案内に書かれた内容で決まります。

この記事が中心に置くのは、社内の案内のどこを読み、誰に確認すれば原本の扱いが分かるかです。保存期間の断定や会社の運用の評価はしません。

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1. 領収書の原本は社内の案内で扱いが決まります

領収書の原本をいつまで持つかは、勤務先の社内の案内で決まります。画像を経費システムなどに提出したあとの原本の扱い方――会社に渡すのか、自分で持ち続けるのか、期間はどれくらいか――は、案内に書かれた内容によって変わります。まずは案内のどこに書かれているかを確認しましょう。

領収書の画像を提出すると、原本の役目はもう終わったように感じます。しかし手元に残った紙をそのまま処分してよいかどうかは、会社ごとに案内の書き方が違います。

案内には、画像を出せば原本は不要と書かれている場合もあれば、一定の期間は手元に置くと書かれている場合もあります。まずは自分の勤務先の案内を確認することが最初の一歩になります。

確認するタイミングも大切です。経費を立て替えた直後に案内を読んでおけば、画像を出す前に必要な準備が分かります。あとから案内を読み直すより、先に確認しておくほうが、原本をどう扱うか迷う時間が短くなります。

案内が更新されることもあります。以前に確認した内容のまま進めてしまうと、いまの案内と食い違うことがあるため、久しぶりに経費を立て替えたときは、案内が変わっていないかも一緒に確認しておくと安心です。

案内を確認したら、内容を自分の言葉で一度メモしておくと、次に同じ場面が来たときに読み直す手間が省けます。原本をどう扱うかを毎回はじめから調べ直さなくてよくなります。

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2. 受け取ってから原本の置き場所を4段階で確かめる

この4段階のうち、最初の『案内で原本の扱いを確かめる』を飛ばして画像だけ提出すると、原本をどうするかが後回しになります。先に確認しておくと、あとで迷う場面が減ります。

領収書の原本は、画像を出した時点ではまだ役目が終わっていません。受付の返りが来るまでは、念のため手元に置いておくと安心です。

出社する機会が少ない働き方の場合、原本の提出先まで頻繁に足を運べないこともあります。次に出社する日に合わせて渡す、あるいは郵送で送るなど、案内に書かれた方法に沿って進めれば、通勤の少なさが原本の扱いに影響することはありません。

受付の返りを確かめる段階を省略すると、提出したはずの画像が反映されていないことに気づかないまま、原本を処分してしまう場合があります。返信や通知を確認してから次の段階に進むほうが、あとで困る場面を減らせます。

3. 案内のどこに書かれているかが分かる4項目

案内のどこに書かれているかは、社内でも項目ごとに分かれていることがあります。4つの項目に分けて確かめます。

【表1】案内で確かめる4項目と書かれている場所

確かめること	案内でよく書かれている場所	見るときの注意
画像で出せるか	経費規程・申請システムの案内ページ	対象外の費目が書かれていないかを見ます
原本を出す先	総務・経理からのお知らせ・社内FAQ	郵送か手渡しかで手順が変わります
持っておく期間の書き方	申請システムのヘルプ・よくある質問	書かれていないときは窓口に聞きます
控えの残り方	申請完了メールや画面の記録	原本と別に自分の控えを残しておきます

案内が1つのページにまとまっていれば探しやすいですが、経費規程と申請システムのヘルプが別々になっている会社もあります。見当たらないときは、複数の場所を順に確かめましょう。

案内の文章に分からない言葉が出てきたときは、注記や脚注に補足が書かれている場合があります。読み飛ばさずに確認すると、探している答えがそこに書かれていることがあります。

案内が複数のページに分かれているときは、更新日が新しいページを優先して読むと、いまの運用と食い違う内容を読んでしまうことを避けられます。古い案内が残っていることもあるため、更新日は必ず見ておきましょう。

社内の案内を確認して初めて分かる項目は、他にもあります。

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4. 働き方が変わっても、原本の扱いは案内にあります

働き方が多様になるにつれて、立て替えて後から申請する場面そのものも増えてきました。出社中心の働き方でも、在宅勤務が混ざる働き方でも、経費を立て替える場面は形を変えて残ります。

厚生労働省の調査では、女性の賃金は45〜49歳と55〜59歳でピークとなり、月額305.7千円となっています＊1。ただし、この数字は賃金に関する統計であり、領収書の原本の扱いを決めるものではありません。働き方の変化にあわせて立て替えの場面も変わる、という背景として触れるにとどめます。

原本の扱いを決めるのは、賃金の統計ではなく、勤務先ごとの案内です。働き方がどう変わっても、確認する先は変わりません。

出社の頻度が少ない働き方であっても、経費を立て替える場面自体はなくなりません。むしろ、原本を直接手渡しできる機会が減る分、郵送やオンラインでの提出方法を案内で確認しておく必要性は増えます。

働き方が変わるたびに、経費の立て替えに関する案内も見直されていることがあります。転職や部署の異動で働き方が変わったときは、以前の勤務先や部署の案内をそのまま当てはめず、新しい案内を確認し直すことが大切です。

前の勤務先での運用を基準にしてしまうと、新しい勤務先の案内と食い違うことがあります。働き方が変わったタイミングは、原本の扱いを含めて案内を読み直すよい機会になります。

5. 会社に渡す運用と持ち続ける運用の違いを比べる

領収書の原本の扱いは、会社に渡す運用と自分で持ち続ける運用のどちらかに分かれます。

領収書の原本を会社に渡す運用では、提出先が総務や経理などの窓口になっており、置き場所も会社側の保管場所に移ります。渡したかどうかは、提出後に受領の確認や受付印をもらえるかで確かめられます。

原本を自分で持っておく運用では、提出するのは画像だけで、原本そのものは求められません。置き場所は自分の手元のままで、案内にどのくらいの期間を書いてあるかを見て、持っておく目安にします。

どちらの運用になるかは会社によって違うため、自分の勤務先がどちらに当たるかを、案内で確かめておくことが大切です。

出社の機会が少ない場合、原本を会社に渡す運用であっても、直接手渡しではなく郵送になることがあります。渡し方まで案内に書かれているかどうかも、あわせて確認しておくと安心です。

自分で持っておく運用であっても、置き場所を決めずに引き出しやカバンに入れたままにすると、あとで見当たらなくなることがあります。案内に書かれた期間のあいだ、決まった場所にまとめておくと、必要なときにすぐ取り出せます。

どちらの運用でも、原本と控えを別々の場所に置いてしまうと、確認したいときに両方を揃えるのに時間がかかります。まとめて置く場所を1つ決めておくと、あとから見返すときに困りません。

6. 原本の扱いを聞く窓口を4つに分けて整理する

案内を読んでも分からないときは、聞く相手を切り替えると早く分かることがあります。

窓口ごとに詳しい範囲が違うため、聞く順番を変えるだけで、同じ質問でも答えが早く見つかることがあります。まずは案内に担当として書かれている窓口から確認しましょう。

領収書の原本について聞く相手に迷ったら、まずは経理・総務の窓口に聞くのが確実です。申請システムの使い方だけでなく、原本の扱いについても案内していることが多いです。

複数の窓口に同じ質問をすると、案内どおりの答えとずれる場合があります。まずは案内に書かれた担当窓口から確認し、そこで分からない点だけ他の窓口に聞くと、答えのずれを避けられます。

窓口に聞く前に、案内のどのページを見て分からなかったのかを整理しておくと、聞かれた側も答えやすくなります。『経費規程のどの項目が分かりにくかったか』まで伝えられると、確認がスムーズに進みます。

社内の案内を確認して初めて分かる項目は、給与の仕組みにもあります。

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7. よくある質問（Q&A）

Q1. 領収書の原本は、画像を出したらすぐに処分してもよいですか？

A. 案内による、が答えになります。画像を出せば原本は不要と書かれている会社もありますが、一定の期間は手元に置くよう案内している会社もあります。すぐに処分せず、まずは自分の勤務先の案内を確認しましょう。

Q2. 案内のどこを見ても原本の扱いが書かれていないときは、どうすればよいですか？

A. 経理・総務の窓口に直接聞くのが確実です。案内に書かれていない扱いは、担当者に確認しないと分からないことがあります。聞いた内容は、あとで見返せるようにメモしておくと二度目からは迷いません。

Q3. 原本を会社に渡す場合、どこに渡せばよいですか？

A. 会社ごとに窓口が異なります。総務や経理宛てに郵送する会社もあれば、出社時に手渡しする会社もあるため、案内に書かれた提出先を確認します。渡し方まで書かれていない場合は、窓口に聞いておくと確実です。

Q4. 原本を自分で持っておく場合、控えはどう残しておけばよいですか？

A. 申請が完了したことを示す画面やメールを、別に保存しておくと安心です。原本と合わせて、提出した記録を残しておくと、あとから確認を求められたときにもすぐに答えられます。

8. まとめ：原本の扱いは案内が示します

領収書の原本をいつまで持つかは、社内の案内を読むことから確かめられます。案内に書かれていないときは、経理・総務の窓口や申請システムのヘルプに聞けば、渡す・持ち続けるのどちらに当たるかが分かります。控えを残しておけば、あとから提出の記録を確認したいときにも困りません。働き方が変わって出社の機会が減っても、確認する順番と聞く相手が分かっていれば、原本の扱いに迷う場面は少なくなります。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省「賃金構造基本統計調査」（2025年）