経費精算の締め日を過ぎたとき｜出す先

経費精算の締めを過ぎてしまったとき、まず確かめたいのは、次の締めに回るのか、個別に受け付けてもらえるのかという点です。会社によって扱いが分かれるため、経費規程や社内の案内を確かめてから、伝える相手と書き添える内容を決めます。控えを残しておくと、次の締めに向けた申請でも困りません。

経費精算で締めを過ぎたときに確かめる要点は、出し先・伝える相手・書き添える内容・控えの残し方の4つです。

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1. 経費精算は締めを過ぎても出し先があります

締めを過ぎた経費精算にも出し先はあります。多くの会社では、次の締めに回すか、経理や上長が個別に受け付けるかのいずれかで進みます。どちらになるかは会社の経費規程や社内の案内に示されているため、まずそこを確かめます。

経費精算は、毎月決まった締めの日までに申請書と控えをそろえて提出する流れになっている会社が多くあります。締めを過ぎてしまうと、その月の分としては受け付けられず、扱いが分かれます。

扱いが分かれる先は大きく2つです。1つは、申請そのものは次の締めに回り、通常の流れで処理される形です。もう1つは、経理や上長が個別に事情を聞いたうえで、その場で受け付ける形です。どちらになるかは会社の経費規程で決まっており、社内の案内に補足が示されている場合もあります。

締めを過ぎたと分かった時点でまず確かめたいのは、経費規程に例外の扱いが書かれているかどうかです。書かれていない場合は、社内の案内や経理からの案内に、締めを過ぎたときの手順が示されていることがあります。

経費規程がどこにあるか分からないときは、社内のポータルや共有フォルダに、就業規則と合わせて格納されている場合があります。改定されたばかりの規程は、社内の案内で知らされてから反映されるまでに時間差が生じることもあります。

出張にかかる費用の精算は、経費精算とは別の流れで進む会社もあります。出張分の扱いは別記事で確かめられます。

次の章では、締めを過ぎたときに確かめておきたい項目を、書かれている場所ごとに整理します。

あわせて読みたい ｜ 出張の精算はどう進むか｜立替と締め

2. 規程や案内で確かめる4つの項目

締めを過ぎたときに確かめておきたい項目を、書かれている場所と合わせて整理します。

確かめる項目／書かれている場所

確かめる項目	どこに書かれているか
締めの時期	経費規程や社内の案内に、毎月の締めの日が示されています
間に合わなかったときの出し先	経費規程や社内の案内に、次の締めに回るか個別に受け付けるかが示されています
書き添える内容	申請書のひな形に、書き添える理由や日付を記す欄が示されています
控えの残し方	経理からの案内に、控えを保管する期間や形式が示されています

4つの項目のうち、締めの時期と間に合わなかったときの出し先は、経費規程にまとめて書かれていることが多くあります。両方をセットで確かめておくと、締めを過ぎたと分かった時点で次に何をすればよいかが見えます。

書き添える内容は、経費規程そのものではなく、申請書のひな形に示されている場合があります。締めを過ぎた理由や、いつの分の申請かを記す欄が用意されている会社もあります。

控えの残し方についても、経理からの案内に示されています。申請が締めに間に合った場合と、個別に受け付けられた場合とで、残す期間が変わることもあります。

申請の出し方も会社によって分かれます。紙の申請書に控えを貼って提出する会社もあれば、経費管理のシステムに内容を入力し、控えを画像で添付する会社もあります。どちらの方法かによって、締めを過ぎた分をあとから追加できるかどうかも変わります。

経費規程に書かれていない項目があっても、確かめる先がないわけではありません。社内の案内や、経理・総務からの案内に補足が示されている場合があるため、規程集だけを見て終わりにしないことが要になります。

3. 締めに間に合わなかった後の分かれ道

締めを過ぎた申請がどちらに当たるかは、会社によって決まっています。まず経費規程や社内の案内で、どちらの扱いになっているかを確かめます。

次の締めに回る場合は、特別な手続きは必要なく、翌月の締めに合わせて通常どおり申請します。締めを過ぎた分と、翌月分の申請が重なる形になるため、まとめて出す前に件数や日付を整理しておくと、提出のときに迷いません。

個別に受け付けられる場合は、経理や上長にその場で伝えることが起点になります。誰に伝えるかは会社によって異なり、経理へ直接伝える会社もあれば、上長を通す会社もあります。伝えたあとは、指示された方法や期限に沿って提出します。

どちらの扱いになるかが経費規程に書かれていない場合は、社内の案内に補足が示されていることがあります。案内でも分からないときは、経理や総務に確かめるのが確実です。

個別に受け付けられる場合でも、対応できる期間には限りがあることが一般的です。会社によっては、締めを過ぎてからどのくらいの期間まで個別受付が可能かを社内の案内に定めています。この期間も、経費規程や案内で確かめておく項目に含まれます。

4. 伝える相手と書き添える内容が決まっています

個別に受け付けられる場合、最初に伝える相手は会社によって分かれます。上長に伝えてから経理へ回す会社もあれば、経理に直接伝える会社もあります。誰に伝えるかは、経費規程や社内の案内に示されているため、まずそこで確かめます。

伝えるときに書き添える内容も、会社ごとに決まっています。締めを過ぎた理由や、いつの分の申請かを書き添える欄が申請書のひな形に用意されている会社が多くあります。欄が用意されていない場合は、上長や経理から口頭で確認される形になることもあります。

立て替えが起きる場面は、職種や年代によって違います。一般労働者の賃金は、25〜29歳が月279.4千円、45〜49歳が月377.9千円です＊1。この数字は年齢階級別の賃金であり、締めの扱いを決めるものではありません。立て替える機会が多いか少ないかは、担当する業務の内容によって変わります。

通勤にかかる定期券の精算は、経費精算とは別の書面で進む会社もあります。定期券の扱いについては別記事で確かめられます。

伝える相手と書き添える内容の両方が分かったら、次は控えをどう残すかを確かめます。

あわせて読みたい ｜ 定期券の精算は在宅で変わる｜書面と時期

5. 控えを残して次の締めに備えます

締めを過ぎたあとの段取りは、土台から順に整理すると迷いにくくなります。

土台になるのは、経費規程や社内の案内で、締めと例外の扱いを確かめることです。次の締めに回る決まりなのか、個別に受け付ける窓口が用意されているのかを、ここでまず見ておきます。

中段は、分かれ道が分かった時点で、出し先へ早めに伝えることです。個別に受け付けられる場合は、伝えるのが早いほど、指示された方法や期限に沿って準備する時間を確保できます。次の締めに回る場合でも、経理に一声かけておくと、まとめて出す申請の件数や日付を確認してもらえます。

頂点は、控えを残して次の締めに備えることです。締めを過ぎた分の控えと、通常の締めに間に合った分の控えを分けて保管しておくと、あとで見返すときに迷いません。

控えを残す方法も、紙のまま保管する会社と、システムに画像を残す会社とで分かれます。締めを過ぎた分だけを別のフォルダやラベルで分けておくと、次の締めに合わせて出すときに探す手間が減ります。

3段はどれも単独で成り立つものではなく、土台が確かめられていないと、中段の伝える相手も分からないままになります。順番に確かめることが、締めを過ぎたあとの段取りを整える近道です。

6. 経費精算で確認する窓口の型

確認する窓口が分かれば、聞き方も型でそろえられます。上長・経理・総務という3つの型に分けておくと、確認が重複しません。

3つの型は、確かめたいことが複数あるときに、聞く相手をそろえるための型です。どの型を使うかは、まだ分かっていない項目によって決まります。

上長に伝える型は、締めを過ぎたと分かった直後に使います。上長を通す会社では、ここで伝えないと経理側での受け付けが始まりません。上長が不在で伝えられないときは、代理の承認者が決まっている会社もあります。誰が代理になるかは、社内の案内や組織図に示されていることが多く、経理に尋ねると分かる場合もあります。

経理に確かめる型は、次の締めに回るか個別に受け付けられるかが分からないときに使います。経費規程のどこに例外の扱いが書かれているかを尋ねると、次に見る書面が絞れます。

総務に確かめる型は、書き添える内容や控えの残し方が分からないときに使います。社内の案内をもとに、申請書のひな形や保管の期間を確かめられます。

3つの型を使う順番にも目安があります。まず上長に締めを過ぎたことを伝え、次に経理へ扱いを確かめ、最後に総務へ書き添える内容と控えの残し方を確かめると、同じ説明を繰り返さずに済みます。

経費精算が振り込まれる時期は、給与とは別に決まっている会社もあります。振込先の届け出については別記事で確かめられます。

あわせて読みたい ｜ 給与の振込口座の届け出｜期限と控え

7. よくある質問（Q&A）

Q1. 締めを過ぎたら申請自体ができなくなりますか。

A. 会社によって異なります。次の締めに回る扱いになっている会社もあれば、個別に受け付ける窓口が用意されている会社もあるため、社内の案内で確かめます。

Q2. 誰に最初に伝えればよいですか。

A. 会社によって異なります。上長に伝える会社もあれば、経理や総務に直接伝える会社もあるため、経費規程や社内の案内で確認します。

Q3. 書き添える内容は決まっていますか。

A. 会社によって異なります。申請書のひな形に、書き添える理由や日付を記す欄が示されている場合が多く、そこで確認します。

Q4. 控えはどのくらいの期間残しておけばよいですか。

A. 会社によって異なります。経理からの案内に、保管する期間や形式が示されている場合があるため、そこで確認します。

8. まとめ：締めを過ぎたときの出し先と控え

締めを過ぎたときに大切なのは、間に合わなかったこと自体ではなく、次にどこへ何を出すかです。経費規程や社内の案内で分かれ道を確かめ、出し先へ早めに伝え、控えを残しておくと、次の締めに向けた申請でも迷いません。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省「令和7（2025）年賃金構造基本統計調査の概況」（2026年3月公表）